Le glossaire SAP by Hargos
Vous prévoyez de démarrer un projet SAP, vous allez recevoir un consultant, un commercial ou autre professionnel de l’écosystème SAP ? Il y a fort à parier que vous soyez confronté au jargon SAP si particulier. Pour vous aider, Hargos vous propose de démystifier quelques expressions « SAPiennes » et de vous expliquer celles-ci avec quelques détails. Parce que les bons mots compris par tout le monde éviteront bien des maux !
Glossaire des principales abréviations utilisées dans le domaine de SAP :
- SAP : Systems, Applications, and Products (Systèmes, Applications et Produits)
- En vrai, à la base c’est Systemanalyse Programmentwicklung, mais la traduction anglaise parle mieux au grand public
- SAP est une entreprise allemande (d’où leur nom d’origine) qui développe des logiciels de gestion d'entreprise. Les systèmes SAP sont utilisés dans de nombreuses organisations pour gérer divers processus commerciaux tels que la comptabilité, la gestion des stocks, les ventes, etc.
- ERP : Enterprise Resource Planning (Planification des ressources de l'entreprise)
- L'ERP est un système informatique qui permet aux entreprises de gérer efficacement leurs ressources, telles que les finances, les ressources humaines, la production, les ventes, etc. SAP propose des solutions ERP complètes, telles que SAP S/4HANA. Pour plus d’informations sur le concept d’ERP, nous vous invitons à visionner notre vidéo qui vous expliquera simplement le concept qui se cache derrière un ERP : https://youtu.be/m9HmSsLI3Ac
- S/4 HANA : SAP Business Suite 4 SAP HANA (Suite SAP pour SAP HANA)
- S/4 HANA est la dernière génération de la suite logicielle SAP. Elle est construite sur la plate-forme de base de données en mémoire de SAP appelée HANA, ce qui permet une analyse en temps réel et une prise de décision rapide.
- HANA : High-Performance Analytic Appliance (Appliance analytique hautes performances)
- HANA est une base de données en mémoire développée par SAP. Elle permet de stocker et d'accéder aux données en temps réel, offrant ainsi des performances améliorées pour l'analyse et le traitement des données.
- FI : Financial Accounting (Comptabilité financière)
- FI est un module SAP qui gère les processus de comptabilité financière, tels que la gestion des comptes, les états financiers, la gestion des créances et des dettes, etc.
- CO : Controlling (Contrôle de gestion)
- CO est un module SAP qui prend en charge le contrôle de gestion. Il aide à planifier, suivre et analyser les coûts et les performances financières d'une organisation.
- MM : Materials Management (Gestion des matériaux)
- MM est un module SAP qui gère les processus liés à la gestion des stocks et des approvisionnements, tels que l'achat, la gestion des fournisseurs, la gestion des stocks, etc.
- SD : Sales and Distribution (Ventes et distribution)
- SD est un module SAP qui gère les processus de vente et de distribution, tels que la gestion des commandes clients, la facturation, la gestion des contrats, etc.
- HR : Human Resources (Ressources humaines)
- HR est un module SAP qui gère les processus liés à la gestion des ressources humaines, tels que la gestion des employés, la gestion des salaires, la formation, la planification des effectifs, etc.
- PP : Production Planning (Planification de la production)
- PP est un module SAP qui gère les processus de planification et de contrôle de la production, tels que la planification des besoins en matériaux, la planification de la capacité, l'ordonnancement des ordres de production, etc.
- QM : Quality Management (Gestion de la qualité)
- QM est un module SAP qui gère les processus de contrôle et d'assurance qualité, tels que la gestion des inspections, des non-conformités, des certificats qualité, etc. Vous trouverez plus d’information sur le module qualité de SAP dans notre article de blog référencé ci-après : intégrez la qualité dans vos process.
- PM : Plant Maintenance (Maintenance des installations)
- PM est un module SAP qui gère les processus de maintenance des installations, tels que la gestion des ordres de maintenance, la planification des travaux de maintenance, la gestion des équipements, etc.
- WM : Warehouse Management (Gestion d'entrepôt)
- WM est un module SAP qui gère les processus de gestion des entrepôts, tels que la gestion des emplacements, la gestion des stocks, la planification des mouvements de marchandises, etc.
- BI : Business Intelligence (Intelligence d'affaires)
- BI fait référence aux outils et technologies utilisés pour collecter, analyser et présenter les données d'une organisation afin de soutenir la prise de décision. SAP propose des solutions de business intelligence telles que SAP BusinessObjects.
- CRM : Customer Relationship Management (Gestion de la relation client)
- CRM est un module SAP qui gère les processus de gestion de la relation client, tels que la gestion des contacts clients, la gestion des opportunités commerciales, le suivi des activités de vente, etc.
- SRM : Supplier Relationship Management (Gestion de la relation fournisseur)
- SRM est un module SAP qui gère les processus de gestion de la relation fournisseur, tels que la gestion des contrats fournisseurs, la gestion des commandes, la collaboration avec les fournisseurs, etc.
- EWM : Extended Warehouse Management (Gestion étendue d'entrepôt)
- EWM est une solution de gestion d'entrepôt avancée de SAP, offrant des fonctionnalités étendues pour la gestion complexe des entrepôts, la planification des ressources et l'exécution des processus d'entrepôt. Ainsi, vous comprendrez qu’il existe deux solutions possibles pour la gestion des entrepôts dans SAP. Le choix d’une solution ou de l’autre doit donc être piloté par un processus de décision clair. Vous trouverez quelques pistes de réflexions dans notre article de blog ci-après : gestion des entrepots dans SAP.
- APO : Advanced Planning and Optimization (Planification et optimisation avancées)
- APO est une solution SAP qui fournit des fonctionnalités de planification et d'optimisation avancées pour la chaîne logistique, la planification de la demande, la planification de la production, etc.
- GRC : Governance, Risk, and Compliance (Gouvernance, risque et conformité)
- GRC est un ensemble de solutions SAP qui permettent aux entreprises de gérer les risques, de maintenir la conformité aux réglementations et de renforcer les processus de gouvernance.
- BPC : Business Planning and Consolidation (Planification et consolidation des affaires)
- BPC est une solution SAP qui permet aux entreprises de planifier, budgétiser, prévoir et consolider leurs données financières et opérationnelles.
- BADI : Business Add-In (Ajout de fonctionnalité commerciale)
- BADI est un concept SAP qui permet d'ajouter des fonctionnalités spécifiques à des objets ou des processus standard dans SAP.
- But des BADI : Les BADI permettent d'ajouter ou de modifier des fonctionnalités dans les objets standard de SAP sans avoir à modifier le code source de ces objets. Elles offrent une solution de programmation orientée objet qui permet aux développeurs d'implémenter des logiques spécifiques à leurs besoins métier sans perturber les mises à jour ou les améliorations futures des objets standard.
- Structure des BADI : Une BADI est une interface définie dans l'ABAP Dictionary qui contient une ou plusieurs méthodes. Chaque méthode représente un point d'extension spécifique dans un objet standard de SAP. Lorsque vous implémentez une BADI, vous devez fournir une implémentation de chaque méthode pour ajouter la logique personnalisée.
- Activation des BADI : Les BADI doivent être activées avant de pouvoir être utilisées. Pour activer une BADI, vous devez la lier à un point d'extension spécifique dans un objet standard de SAP. Cette liaison permet à SAP de savoir où et quand appeler votre implémentation de BADI.
- Processus d'utilisation des BADI : Pour utiliser une BADI, vous devez suivre les étapes suivantes : a. Identifier la BADI appropriée pour l'objet standard de SAP que vous souhaitez étendre. b. Vérifier si l'objet dispose d'un point d'extension pour cette BADI. c. Activer la BADI et lier votre implémentation à ce point d'extension. d. Implémenter la logique personnalisée dans les méthodes de la BADI. e. La logique personnalisée sera exécutée lorsque l'objet standard de SAP atteint le point d'extension spécifié.
- Les BADI multiples : Certains objets de SAP permettent l'utilisation de plusieurs implémentations de BADI pour étendre leurs fonctionnalités. Cela signifie que plusieurs logiques personnalisées peuvent être exécutées dans un certain ordre. Les BADI multiples offrent une flexibilité supplémentaire pour répondre à des exigences métier complexes.
- Gestion des versions des BADI : Comme pour tout autre objet ABAP, les BADI sont également soumises à des mises à jour et des versions. Il est important de gérer correctement les versions des BADI lors de l'évolution de votre système SAP afin de garantir la compatibilité et la cohérence de vos extensions.
- Les BADI offrent une approche souple et modulaire pour étendre les fonctionnalités standard de SAP. Elles permettent aux développeurs de personnaliser les processus métier sans modifier directement le code source standard, ce qui facilite les mises à jour et les améliorations ultérieures du système.
- BAPI : Business Application Programming Interface (Interface de programmation d'application commerciale)
- BAPI est une interface de programmation fournie par SAP qui permet l'intégration de systèmes externes avec les applications SAP.
- But des BAPI : Les BAPI sont conçues pour permettre aux développeurs d'intégrer des systèmes externes avec les applications SAP de manière standardisée et fiable. Elles permettent d'accéder et de manipuler les données et les processus métier de SAP de manière transparente, en fournissant des méthodes standardisées pour les opérations de lecture, d'écriture, de mise à jour et de suppression.
- Structure des BAPI : Une BAPI est une interface de programmation qui expose un ensemble de méthodes pour effectuer des opérations spécifiques sur les objets métier de SAP. Chaque méthode représente une opération métier, telle que la création d'un client, la création d'une commande, l'extraction des données des stocks, etc. Les BAPI sont généralement basées sur des objets métier spécifiques, tels que les clients (BAPI_CUSTOMER_CREATEFROMDATA), les commandes de vente (BAPI_SALESORDER_CREATEFROMDAT2), etc.
- Utilisation des BAPI : Les BAPI sont utilisées pour interagir avec les applications SAP à partir de systèmes externes ou d'applications personnalisées. Les développeurs peuvent appeler les méthodes BAPI via des langages de programmation tels que ABAP, Java, C#, etc., en utilisant les interfaces de communication appropriées, telles que les services web (SOAP/REST), les connexions RFC (Remote Function Call), etc. Les BAPI permettent de récupérer des données à partir de SAP, de les manipuler et de les mettre à jour selon les besoins.
- Standardisation et stabilité : Les BAPI sont soigneusement conçues et documentées par SAP, ce qui assure une standardisation et une stabilité des interfaces d'intégration. Cela signifie que les méthodes BAPI restent généralement cohérentes entre les versions SAP, réduisant ainsi les efforts de développement et de maintenance lors de l'intégration avec SAP.
- Fonctionnalités étendues : Les BAPI ne se limitent pas seulement aux opérations de base de données, mais elles offrent également des fonctionnalités étendues, telles que le traitement des transactions, la gestion des workflows, l'accès aux fonctions d'affaires spécifiques, etc. Cela permet aux systèmes externes de tirer pleinement parti des fonctionnalités et des processus métier de SAP.
- Gestion des performances : Les BAPI sont conçues pour optimiser les performances lors de l'intégration avec SAP. Elles sont optimisées pour minimiser les appels réseaux et les opérations de traitement, ce qui garantit une communication efficace et une utilisation efficace des ressources système.
- En utilisant les BAPI, les développeurs peuvent facilement intégrer des systèmes externes avec les applications SAP, ce qui permet un échange de données et une synchronisation des processus métier entre différents systèmes. Les BAPI offrent une approche standardisée et fiable.
- IDOC : Intermediate Document (Document intermédiaire)
- IDOC est un format de données utilisé pour échanger des informations entre les systèmes SAP et d'autres systèmes externes.
- But des IDocs : Les IDocs permettent l'échange de données entre systèmes SAP et entre systèmes SAP et systèmes externes de manière standardisée et fiable. Ils sont utilisés pour la communication entre les différentes applications SAP, ainsi que pour l'intégration avec des systèmes externes tels que des partenaires commerciaux, des fournisseurs ou des clients.
- Structure des IDocs : Un IDoc est une structure de données standardisée qui contient les informations à échanger entre les systèmes. Il peut inclure des données relatives à des transactions commerciales telles que les commandes, les factures, les livraisons, etc. Chaque IDoc est basé sur un modèle de données spécifique, appelé Type d'IDoc.
- Types d'IDocs : Il existe plusieurs types d'IDocs, chacun correspondant à un domaine fonctionnel spécifique. Voici quelques exemples de types d'IDocs couramment utilisés :
- ORDERS : Pour les commandes clients
- DELVRY03 : Pour les livraisons
- INVOIC02 : Pour les factures
- DESADV : Pour les avis d'expédition
- Flux d'IDocs : Le flux d'IDocs implique généralement trois étapes clés :
- Émission : L'émetteur crée et envoie un IDoc contenant les données à échanger.
- Transfert : L'IDoc est transféré du système émetteur au système récepteur via des mécanismes tels que le transfert de fichiers, les services web, les connexions RFC, etc.
- Traitement : Le système récepteur traite l'IDoc en extrayant les données et en les intégrant dans ses propres processus métier.
- Contrôle des IDocs : Les IDocs sont soumis à un processus de contrôle pour assurer leur intégrité et leur suivi. Chaque IDoc possède un statut qui indique son état actuel (créé, envoyé, traité, etc.), ce qui permet de surveiller et de suivre l'avancement de l'échange de données.
- Personnalisation des IDocs : Les IDocs peuvent être personnalisés en fonction des besoins spécifiques d'intégration. Des segments supplémentaires peuvent être ajoutés pour inclure des informations supplémentaires, des règles de validation peuvent être définies, et des transformations peuvent être effectuées lors de la conversion des données entre les formats internes et externes.
- Les IDocs offrent un moyen standardisé et fiable d'échanger des données entre les systèmes SAP et les systèmes externes. Ils facilitent l'intégration des processus métier et la collaboration avec les partenaires commerciaux, ce qui contribue à une meilleure efficacité opérationnelle et à une synchronisation des informations entre les différentes applications.
- ABAP : Advanced Business Application Programming (Programmation avancée d'applications commerciales)
- ABAP est le langage de programmation utilisé pour développer des applications personnalisées dans l'environnement SAP.
- FICO : Finance and Controlling (Finance et contrôle)
- FICO fait référence aux modules SAP FI (Comptabilité financière) et CO (Contrôle de gestion) qui couvrent les aspects financiers et de contrôle dans l'ERP SAP.
- BOM : Bill of Materials (Nomenclature des matériaux)
- BOM est une liste des composants et des quantités nécessaires pour fabriquer un produit. Il est utilisé dans la gestion de la production et de l'inventaire dans SAP.
- LSMW : Legacy System Migration Workbench (Banc d'essai de migration de système hérité)
- LSMW est un outil SAP utilisé pour migrer les données à partir de systèmes hérités vers SAP. Il facilite le processus de conversion et de chargement des données.
- But de LSMW : LSMW est principalement utilisé pour migrer des données à partir de systèmes hérités ou externes vers SAP. Il fournit un processus guidé et des fonctionnalités d'automatisation pour faciliter l'importation et la conversion de données massives dans les modules SAP tels que la gestion des matériaux (MM), la gestion de la qualité (QM), la gestion de la production (PP), etc.
- Phases de LSMW : LSMW se compose de trois phases principales :
- Analyse des données : Cette phase consiste à analyser la structure et le format des données sources, ainsi que les structures de données cibles dans SAP. Vous devez spécifier les règles de correspondance entre les champs source et les champs cibles de SAP.
- Conversion des données : Dans cette phase, vous configurez les règles de conversion pour convertir les données source dans le format requis par SAP. Vous pouvez effectuer des transformations, des modifications et des validations des données pour s'assurer de leur qualité avant l'importation.
- Importation des données : Cette phase concerne l'exécution réelle de l'importation des données dans SAP. Vous pouvez choisir d'importer les données en mode test ou en mode réel, et vous pouvez suivre le processus d'importation pour identifier et résoudre les éventuelles erreurs.
- Sources de données prises en charge : LSMW prend en charge diverses sources de données, notamment les fichiers plats (tels que CSV, texte délimité, Excel), les bases de données externes (Oracle, SQL Server, etc.) et les systèmes SAP (par exemple, une autre instance SAP). Vous pouvez extraire les données sources, les préparer et les formater avant de les importer dans SAP.
- Objets LSMW : LSMW utilise des objets pour gérer le processus de migration des données. Les objets couramment utilisés sont les suivants :
- Batch Input Recording : Permet l'enregistrement des actions effectuées dans SAP pour importer les données et les réutiliser lors de la migration.
- Direct Input : Utilise des programmes standard de SAP pour importer les données directement dans les tables SAP cibles.
- BAPI (Business Application Programming Interface) : Utilise des BAPI pour importer les données à l'aide d'interfaces de programmation standardisées.
- Personnalisation de LSMW : LSMW offre une certaine flexibilité pour personnaliser le processus de migration des données. Vous pouvez ajuster les règles de conversion, ajouter des étapes de validation supplémentaires, définir des règles de correspondance complexes, etc., pour répondre aux besoins spécifiques de votre migration.
- Suivi et journalisation : LSMW fournit des fonctionnalités de suivi et de journalisation pour enregistrer les résultats de la migration. Vous pouvez générer des rapports d'erreur pour identifier et résoudre les problèmes éventuels lors de l'importation des données.
- LSMW est un outil puissant pour la migration des données vers SAP. Il facilite l'importation de données massives tout en garantissant leur qualité et leur intégrité. Cela permet aux organisations de migrer efficacement leurs données vers SAP, en réduisant les erreurs manuelles et en assurant une transition fluide vers le nouvel environnement.
- SAP LTMC (Legacy Transfer Migration Cockpit) est un outil fourni par SAP pour faciliter la migration des données à partir de systèmes sources vers SAP S/4HANA.
- But de SAP LTMC : SAP LTMC est conçu pour simplifier le processus de migration des données lors de la transition vers SAP S/4HANA. Il fournit une interface utilisateur conviviale et des fonctionnalités avancées pour extraire, transformer et charger (ETL) les données à partir de systèmes sources vers SAP S/4HANA de manière structurée.
- Principales fonctionnalités de SAP LTMC :
- Configuration de la migration : SAP LTMC propose une interface graphique permettant de configurer les objets de migration, tels que les données maîtres (clients, fournisseurs, matériaux, etc.) et les données transactionnelles (commandes, factures, mouvements de stocks, etc.).
- Extraction des données : Il permet l'extraction des données à partir de systèmes sources en utilisant différents mécanismes, tels que les services web, les fichiers plats, les bases de données, les services OData, etc.
- Transformation des données : SAP LTMC offre des fonctionnalités de transformation des données pour nettoyer, harmoniser et convertir les données extraites en format compatible avec SAP S/4HANA.
- Validation et correction des données : L'outil fournit des mécanismes de validation des données afin de détecter et corriger les erreurs avant leur chargement dans SAP S/4HANA.
- Chargement des données : SAP LTMC facilite le chargement des données transformées dans SAP S/4HANA en utilisant les services de chargement de données standard de SAP.
- Suivi et journalisation : Il offre une fonctionnalité de suivi et de journalisation pour enregistrer les résultats de la migration, y compris les erreurs et les avertissements éventuels.
- Migration des données prises en charge : SAP LTMC prend en charge la migration de divers types de données, notamment les données maîtres (clients, fournisseurs, employés, etc.), les données transactionnelles (commandes, factures, mouvements de stocks, etc.) et les données personnalisées spécifiques à l'entreprise.
- Flexibilité et personnalisation : SAP LTMC offre une certaine flexibilité pour personnaliser le processus de migration des données. Vous pouvez ajuster les règles de transformation, ajouter des règles de validation supplémentaires, définir des règles de correspondance complexes, etc., pour répondre aux besoins spécifiques de votre migration.
- Intégration avec d'autres outils : SAP LTMC est conçu pour fonctionner en étroite collaboration avec d'autres outils SAP tels que l'outil de conversion des données (SAP LT Conversion) et l'outil de vérification des données (SAP LT Data Validation). Cette intégration permet une migration harmonieuse et complète des données vers SAP S/4HANA.
- SAP LTMC est un outil puissant et convivial pour la migration des données vers SAP S/4HANA. Il facilite le processus de migration en offrant une interface intuitive et des fonctionnalités avancées pour extraire.
- RFC : Remote Function Call (Appel de fonction à distance)
- RFC est un mécanisme utilisé par SAP pour appeler des fonctions à distance entre différents systèmes SAP ou entre SAP et des systèmes externes.
- But des RFC : Les RFC permettent aux applications SAP de communiquer avec d'autres systèmes, qu'ils soient internes ou externes à l'environnement SAP. Ils facilitent l'échange de données et l'exécution de fonctions entre les systèmes de manière transparente.
- Types de RFC : Il existe plusieurs types de RFC dans SAP, tels que :
- Synchronous RFC : Dans ce type de RFC, l'appelant attend une réponse immédiate de l'application distante. Il s'agit d'une communication synchrone, où l'appelant bloque jusqu'à ce qu'il reçoive la réponse.
- Asynchronous RFC : Dans ce type de RFC, l'appelant n'attend pas de réponse immédiate de l'application distante. Il envoie simplement une demande et poursuit son propre traitement, sans bloquer.
- Transactional RFC (tRFC) : Ce type de RFC est utilisé pour garantir une exécution transactionnelle des appels RFC. Il permet d'assurer l'intégrité des données lors de l'échange entre les systèmes.
- Utilisation des RFC : Les RFC sont utilisés pour appeler des fonctions à distance dans les systèmes SAP. Cela peut inclure l'appel de fonctions standard de SAP, telles que la création d'un bon de commande, l'extraction de données de base, etc., ou l'appel de fonctions personnalisées développées spécifiquement pour les besoins d'intégration d'une organisation.
- Communication entre systèmes : Les RFC permettent à un système SAP d'appeler des fonctions sur un autre système SAP, que ce soit sur le même serveur ou sur un serveur distant. Ils peuvent également être utilisés pour communiquer avec des systèmes externes non SAP, en utilisant des interfaces de communication appropriées telles que les services web (SOAP/REST).
- Sécurité et authentification : Les RFC peuvent être configurés avec des paramètres de sécurité pour assurer l'authentification et la confidentialité des données échangées entre les systèmes. Des mécanismes tels que les certificats
- numériques, les clés d'authentification et le chiffrement peuvent être utilisés pour sécuriser les communications RFC.
- Gestion des performances : Les RFC sont conçus pour optimiser les performances lors de la communication entre les systèmes SAP. Ils utilisent des mécanismes de mise en cache, de compression des données et d'optimisation du réseau pour assurer une communication efficace et une utilisation efficace des ressources système.
- En utilisant les RFC, les systèmes SAP peuvent échanger des données et exécuter des fonctions à distance, ce qui facilite l'intégration avec d'autres systèmes et permet une collaboration transparente entre différentes applications. Les RFC offrent une méthode fiable et standardisée pour la communication inter-système dans l'environnement SAP.
- SAPUI5 : SAP User Interface for HTML5 (Interface utilisateur SAP pour HTML5)
- SAPUI5 est un framework de développement web utilisé pour créer des applications basées sur le web avec une interface utilisateur moderne et réactive.
Comme vous avez pu le constatez ce glossaire contient des expressions fonctionnelles et d’autres plus techniques. Ce document devrait donc vous aider à mieux comprendre les abréviations couramment utilisées dans le contexte de SAP. Toutefois nous avons bien conscience n’avoir pas été exhaustif sur l’ensemble des acronymes et expressions utilisés par nos pairs. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’informations complémentaires ! Et encore mieux, aidez-nous à compléter ce glossaire en apportant les précisions ou les acronymes qui pourraient manquer !
De plus, les nouveautés proposées par SAP et toutes les innovations technologiques portées par l’éditeur font qu’aujourd’hui ce glossaire s’enrichit quotidiennement de nouvelles entrées. Chez Hargos, nous nous efforçons de suivre ces évolutions et de tenir informés nos clients des nouveaux outils mis à disposition et ce qu’ils pourraient vous apporter…
VLM outil pour vérifier la rentabilité d’un projet SAP
Introduction au VLM
Avec cet article nous allons revenir sur un sujet assez récurrent dans les PME : comment se convaincre de la pertinence d’un projet ERP au sein de mon entreprise ? Nous avons déjà abordé cette question dans un précédent article ( "Comment présenter un projet ERP à votre comité de direction") toutefois nous n’avons pas apporté de réponses concrètes en présentant un outil qui puisse vous accompagner dans cette recherche de vérité.
Parce qu’un projet réussi est forcément sponsorisé par l’équipe dirigeante d’une entreprise, il est important d’apporter tous les éléments nécessaires à la direction générale pour choisir une solution en connaissance de cause et surtout pour que ceux-ci soient les premiers convaincus de ce choix. La pertinence d’un investissement dans une solution ERP passe donc par une estimation la plus fine possible du ROI (retour sur investissement) du projet.
Cependant, comme bien souvent, les PME sont victimes du poids de leur histoire et ont souvent du mal à se projeter sur la nouvelle organisation que va imposer un nouveau système d’information. De plus, décréter des gains de productivité, anticiper des diminutions de niveau de stocks ou calculer des réductions de délais de livraisons ne se fera pas naturellement sans avoir un outil mis à disposition pour nous aider dans cette démarche. Nous avons essayé de vous apporter un éclairage sur les apports quotidien d’un ERP pour un industriel ("Comment aider les industriels au quotidien avec un ERP"). Mais cette approche reste très théorique et chacun doit pouvoir travailler sur ses propres particularités et caractéristiques pour valoriser les gains possible qu’il est en droit d’attendre d’un tel projet
C’est pourquoi, pour répondre à cette interrogation, SAP met à disposition de ses partenaires une plateforme de calcul de rentabilité de projet baptisée VLM (Value Lifecycle Management). Cet outil s’articule autour de plusieurs composants qui permettent d’affiner le calcul de ROI :
- MTN = Move The Needle
- PoV = Point of View
- Survey ou mode d’évaluation
- Et le Business Case
MTN = Move the Needle
Parce qu’une étude de rentabilité sous-entend qu’on doit bien se connaître avant toute chose, la plateforme VLM nous proposera de travailler sur une comparaison ciblée avec nos pairs. Cette première partie consiste donc à comparer les données chiffrées du client avec ses principaux concurrents ou ayant des activités similaires sur les territoires que nous aurons pris soin de prédéfinir ensemble. Cette comparaison va se faire autour de données comptables du domaine public et va positionner le classement du client par rapport aux autres entreprises ciblées.
A la suite de cette première étude nous saurons ainsi positionner objectivement notre entreprise par rapport aux meilleurs du marché, par rapport à la moyenne du marché et surtout nous positionner grâce aux indicateurs qui nous semblent les plus significatifs pour notre activité.
Ainsi, en standard la plateforme nous proposera de nous comparer selon les données chiffrées suivantes :
- Croissance annuelle du CA en %
- Marge opérationnelle en %
- Le revenu par employé
- COGS en % du CA
- Délais de recouvrement des créances clients
- Cycle de conversion des liquidités (Jrs stocks + délais vente- recouvrement dettes en jrs)
Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive et en fonction des spécificités liées à notre activité, à notre zone de couverture, à notre environnement socio-économique ou à notre marché, il sera possible d’ajouter à cette liste proposée par défaut des métriques qui nous semblent plus pertinents.
L’esprit de cette première étape de notre étude est de nous positionner objectivement par rapport à des industriels qui sont confrontés aux mêmes difficultés que celles que je rencontre. A l’issue de cette première étape le système va alors nous proposer une liste de forces, faiblesses et difficultés. Cette liste représente donc juste une extraction objective de comment notre entreprise se positionne sur son marché.
Est-ce que nous sommes les meilleurs en termes d’évolution de croissance de CA ? Est-ce que nous sommes dans la moyenne des délais de recouvrement de la dette client ? Est-ce que nous faisons partis des mauvais élèves sur le taux de rotation de stocks ? A partir de cette liste de forces et faiblesses et en fonction de notre classement, la plateforme VLM va alors nous proposer un plan d’action concret avec quelques points clés qu’il conviendra de travailler et d’approfondir (cf exemple ci-dessous).
Les copies d’écran fournies dans cet article sont en Anglais, mais la plateforme propose plusieurs langues de travail possible (incluant le Français).
Sur l’exemple proposé nous pouvons alors constater que quelques points sont mis en exergue.
Les forces : ce sont les indicateurs qui font que notre entreprise est compétitive sur son marché. Ces indicateurs restent un point de vigilance. Un projet ERP, donc un projet de réorganisation, ne doit pas perdre de vue ces indicateurs et garder ceux-ci à leur niveau actuel.
Les opportunités : ces indicateurs sont les points sur lesquels l’entreprise devra porter une attention particulière. En effet, le système a identifié que l’amélioration de ces métriques aura un effet levier important sur la rentabilité du projet. En d’autres termes, ce sont les indicateurs qui nous feront réellement er rapidement progresser.
Les faiblesses : cette colonne représente clairement nos points faibles. On n’aura pas forcément un gros ROI en améliorant ces points, toutefois on se positionne dans le dernier quart des entreprises comparées sur ces points. Bien entendu des actions correctrices devront être imaginées pour revenir à une situation plus confortable.
Ces données ne sont que des suggestions de la plateforme et à tout moment nous aurons la main sur le système pour éventuellement changer nos priorités. Il faut cependant garder à l’esprit que à vouloir trop en faire on finira par être submergé par les informations à gérer. On ne saurait donc trop vous conseiller de rester raisonnable sur les points d’amélioration à travailler pour cette étude de rentabilité. Enfin, si les résultats ne vous semblent pas satisfaisant n’oublions pas qu’à tout moment on pourra revenir sur les données pour corriger et modifier celles-ci.
A ce stade, nous avons terminé la première étape de notre étude de rentabilité du projet. Nous savons désormais quels sont les points d’améliorations que nous pouvons ambitionner sur notre projet. Il est enfin temps de passer à la seconde phase de cette étude.
Le PoV = Point of View
La seconde étape consiste donc à définir les « line of Business » sur lesquelles nous allons travailler.
Cette étape est assurée par le module PoV = Point of View
En fonction du début de notre étude (le MTN vu au paragraphe précédent), le système nous propose donc par défaut de travailler sur différentes composantes de l’organisation du client.
- Les finances,
- Les ventes,
- La logistique
- La recherche et développement ou R&D
- Les services, etc…
Et dans chacune de ces composantes, il conviendra alors de sélectionner les tendances qui caractérisent le business de notre client. Il sera bien entendu de bon ton de respecter les suggestions faîtes par le module MTN. Par exemple, les clients demandent de plus en plus de connexions multi-canal intégrant des prestations de services qui accompagnent les produits.
Dans ces différentes tendances, qu’on ne pourra pas couvrir en totalité, le client va alors choisir ses priorités stratégiques. Puis nous allons relier ces priorités avec les « Pains points » du client. La plateforme va alors nous proposer un jeu de scénarii pour traiter les points listés (ex ci-dessous) ainsi que des témoignages clients en relation avec les choix du client.
Ces propositions vont s’inscrire dans une hypothèse de mise en œuvre des solutions SAP. Ainsi, sur la base des innovations et des outils proposés par SAP le PoV pourra alors proposer une première approche pour apporter une ou plusieurs réponses aux problématiques identifiées lors de l’étape précédente.
L’utilisateur doit toujours garder en tête que le système ne fait que des propositions et en aucun nous impose un chemin pour répondre aux besoins. A ce stade, c’est l’expertise d’un partenaire comme Hargos qui saura vous indiquer la pertinence du choix d’une trajectoire. En effet, très souvent on est à la recherche de solutions pour répondre à des dysfonctionnements et on veut tout traiter en même temps.
Cependant comme nous vous l’avons déjà exprimé, un projet ERP est avant tout un projet organisationnel et ne doit pas être pris par le prisme de la technique. Hargos a travaillé sur de nombreux projets et aura suffisamment de recul et d’objectivité pour vous assister sur la trajectoire à mettre en œuvre afin d’optimiser la réussite du projet.
Il est temps maintenant de passer au module suivant de notre plateforme VLM.
Le module « Survey »
L’étape suivante va consister à remplir le module « Survey » ou module d’évaluation.
Cette évaluation est destinée aux organisations et doit être interprété comme un guide pour créer la feuille de route de la transformation numérique en sélectionnant un ERP intelligent. Il sera possible de travailler l’évaluation des mesures clés et des meilleures pratiques dans les domaines suivants :
- La gestion des approvisionnements
- La gestion des ventes
- La gestion des services
- R&D/ Ingénierie
- La chaîne d'approvisionnement
- La gestion de fabrication / production
- La gestion des actifs immobilisés
- La gestion financière de l’entreprise (incluant la partie contrôle de gestion et trésorerie)
- Les ressources humaines et l’informatique
Dans ce module d’évaluation, le client devra apporter des données chiffrées propres à son activité :
- CA
- Nbre d’employés
- Produit d’exploitation
- Frais de ventes, frais généraux et administratifs
- Coûts de biens/services vendus
- Stock annuel moyen
- Etc
A ces différents « métriques » on va associer des objectifs opérationnels. Par exemple Comment je veux gérer mes remises et discount avec le projet ? Quel taux de rotation de stocks est acceptable (et atteignable) pour l’entreprise ? De combien de points je veux augmenter mon service client ?
A l’issue de l’évaluation, le VLM va calculer les principaux indicateurs de performance de l’entreprise du client et comparer celui-ci à ses concurrents. L’idée de ce rapport est de donner une vision éclairée de la maturité numérique du client et de donner une feuille de route pour un futur projet.
C’est également dans le process évaluation qu’on va donner les coûts estimés du projet pour calculer un ROI et les gains attendus par le projet (exemples ci-dessous).
Sur la base de ces éléments calculés à partir des vraies données chiffrées du client, on a donc une estimation argumentée sur la pertinence du projet et sur la fiabilité économique de celui-ci.
En effet, toute entreprise qui investit veut connaître la portée et les impacts de sa dépense.
En d’autres termes : « combien d’euros me rapporte un euro dépensé ? ».
Conclusion
Notre étude arrive à son terme ; nous avons une étude comparative par rapport à nos pairs, nous avons identifié les points clés d’amélioration de notre organisation et nous avons valorisé la pertinence économique de l’investissement projet. Et maintenant, que faire de ces éléments entre nos mains ?
Les objectifs d’une étude VLM consistent à donner une vision des forces et faiblesses d’une entreprise, de valoriser ces faiblesses et de donner des objectifs chiffrés en termes d’amélioration.
Hargos, intégrateur spécialiste des solutions SAP à destination des PME, propose de vous accompagner sur cette étude.
En effet, l’utilisation de la solution VLM a pour unique ambition de nous mettre en exergue les tâches à fortes valeurs ajoutées sur lesquelles se concentrer et qui impacteront le ROI de notre projet. Il faudra désormais partager les conclusions auxquelles nous sommes arrivées avec les instances dirigeantes et décideuses de la société (direction générale, COMEX, actionnaires, etc). La solution VLM saura également vous accompagner sur cette phase de partage des résultats en générant un support de présentation que vous pourrez alors personnaliser.
Hargos, convaincu de la pertinence de cette démarche pour ses clients, a acquis des compétences sur cette solution et propose de vous accompagner pour une étude de ROI de votre système d’information.
L’objet de cette étude n’est pas forcément de vous proposer une solution mais de nous aider à visualiser les objectifs et les enjeux d’un projet ERP. A partir de ces données, Hargos est spécialisé sur les solutions SAP et saura alors vous décrire le projet idéal pour obtenir la meilleure valeur possible et le meilleur retour sur investissement pour votre nouvelle solution SAP.
Comment aider les industriels au quotidien avec un ERP ?
Introduction
Dans l’article de ce mois nous allons essayer de vous donner un retour d’expérience sur les différents cas que nous avons croisé lors de nos projets ERP. En effet, nous sommes souvent sollicités par nos clients ou prospects pour résoudre des problèmes organisationnels organiques aux entreprises. Or, avec un peu de recul, on s’aperçoit que très souvent, il existe un tronc commun de difficultés qu’on rencontre régulièrement et qui se répète à l’envie quel que soit le secteur d’activité de nos interlocuteurs.
Ainsi, dans leurs opérations quotidiennes, les industriels rencontrent de nombreuses difficultés, notamment en termes de gestion des stocks, d’optimisation de leur production, d’efficacité de leur chaîne d'approvisionnement, de gestion des ventes, d’alignement des finances à leurs ambitions et de respect de la conformité réglementaire inhérente à toute activité. La société Hargos et la solution SAP S/4 HANA peuvent aider à résoudre ces problèmes en proposant une solution intégrée et flexible.
Dans cet exposé, nous vous proposons donc de survoler quelques dysfonctionnements fréquents que nous rencontrons. A chacun de ces défis nous avons su proposer une solution en respectant le standard de l’ERP.
Quelques difficultés régulièrement rencontrées par les industriels
Voici quelques exemples de difficultés rencontrées par les industriels et comment SAP S/4 HANA peut y remédier :
Gestion des stocks
Les professionnels doivent souvent faire face à des problèmes de gestion des stocks. Le stockage excessif entraînant des coûts supplémentaires et de la trésorerie inutilement immobilisée, ou le stockage insuffisant entraînant des retards de livraisons pour les clients.
Des difficultés à suivre les niveaux de stocks et des difficultés à piloter des seuils de réapprovisionnement permettant d’avoir un stock le plus juste possible. Hargos, avec SAP S/4 HANA, propose une solution de gestion des stocks en temps réel, permettant aux entreprises de suivre les niveaux de stocks en temps réel et de déclencher automatiquement des commandes pour éviter les ruptures de stock.
Nous proposons également de piloter finement les niveaux de stocks pour pouvoir ajuster le plus finement possible le niveau de stocks à maintenir pour satisfaire la demande de vos clients en impactant le moins possible la trésorerie de l’entreprise. Parce que la gestion des stocks est un savant équilibre entre les besoins à satisfaire et les moyens mobilisables, la solution temps réel proposée par SAP S/4 HANA est aujourd’hui la plus pertinente pour vous aider à arbitrer.
Gestion de la production
Les industriels doivent satisfaire du mieux possible leurs donneurs d’ordre. Pour répondre à ces demandes ils peuvent rencontrer des difficultés dans la planification de la production et peuvent être amené à arbitrer entre plusieurs priorités pour trouver les meilleurs compromis. Cet arbitrage se fera souvent au détriment de l’efficacité en termes de gestion des coûts et mettra également de côté la coordination des différentes activités qui constitue une chaîne de production.
L’efficacité et le ressenti de désorganisation sera alors au cœur des problématiques à résoudre. SAP S/4 HANA propose un module de gestion de la production qui sait prendre en compte toutes les contraintes d’équipes, toutes les contraintes techniques, toutes les contraintes de coûts (respect de certaines marges) et la disponibilité des machines et des composants pour proposer, grâce à sa puissance de calcul un planning de production clair, précis et atteignable.
Dans le cas où l’équation ne serait pas soluble, la solution SAP S/4 HANA vous mettra alors à disposition tous les éléments vous permettant d’arbitrer objectivement en désorganisant le moins possible l’entreprise. Les fonctionnalités de gestion de production de la solution ERP SAP S/4 HANA permettent également de suivre et de contrôler les processus de production de manière efficace.
Chaîne d'approvisionnement
Pour servir au mieux leurs clients, les industriels ont absolument besoin d’anticiper et d’avoir de la visibilité sur leur chaîne d’approvisionnement. Or, très souvent, ils sont confrontés à des problèmes de visibilité et de transparence dans cette même chaîne d'approvisionnement, entraînant des retards de livraison aux clients et parfois des coûts supplémentaires pour corriger les erreurs.
Hargos, avec la solution SAP S/4 HANA Cloud public, propose une solution de gestion de la chaîne d'approvisionnement en temps réel. Ce mode de gestion permet aux entreprises de suivre avec précision tous les mouvements de marchandises et de matières premières tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
En plus de cette traçabilité et de cette transparence, la solution saura identifier et anticiper d’éventuels dysfonctionnements. Cette capacité permet alors aux utilisateurs d’anticiper les problèmes et de mettre en place les actions correctrices avant qu’il ne soit trop tard.
Gestion des ventes
La vente est au cœur du métier de nos clients. Les industriels rencontrent parfois des difficultés dans la gestion de leurs commandes : une facturation parfois incomplète, des paiements clients en retard et non relancés, un carnet de commandes difficile à suivre, des marges sur ventes non connues, etc.
Hargos, avec la solution SAP S/4 HANA Public Cloud propose une solution de gestion des ventes permettant aux entreprises de gérer les processus de vente de manière efficace, en temps réel, avec des process de qualité tout en fournissant une bonne perception de service client.
La solution Public Cloud de SAP autorise des ventes multi-canal : une commande pourra venir d’un devis, d’un site internet, d’une plateforme de vente, d’une commande saisie dans le système, etc. Toutes les sources sont imaginables.
De même, travailler avec la solution SAP, c’est avoir la garantie d’une information unique, à jour et fiable. À tout moment, l’utilisateur pourra ainsi avoir une vision exhaustive de l’ensemble du process de vente : carnet de commande, retards, avances, balance des règlements, prévisions, etc.
Gestion financière
Enfin, la finalité de toute activité industrielle reste la gestion financière. Tout industriel peut rencontrer des difficultés dans la gestion de ses flux de trésorerie, la budgétisation et le respect des conformités réglementaires. SAP garantie la compatibilité de sa solution avec les contraintes fiscales et légales des pays où est commercialisée sa solution.
Hargos s’appuie sur les bonnes pratiques (Best Practices) de SAP S/4 HANA Cloud Public pour être en mesure de proposer une solution de gestion financière (temps réel), permettant aux entreprises de suivre les flux de trésorerie sur plusieurs organismes bancaires, de planifier les budgets et de se conformer aux réglementations financières.
Bien entendu, comme sur toutes les autres fonctionnalités SAP, la solution embarque en son sein tous les moteurs de calculs et d’intelligence qui permettront à l’utilisateur d’être alerté d’une façon interactive par le système en cas de détection d’un possible dysfonctionnement. La raison même des solutions SAP consiste à permettre l’anticipation plutôt que la réaction face à des événements inattendus.
En résumé, SAP S/4 HANA peut aider les industriels à résoudre leurs problèmes en offrant une solution intégrée et flexible pour la gestion des stocks, la production, la chaîne d'approvisionnement, les ventes et les finances.
Cette solution permet aux entreprises de suivre leurs activités en temps réel, de coordonner les processus et d'améliorer la visibilité et la transparence de leur chaîne d'approvisionnement. Et bien entendu, Hargos apporte son expérience, son expertise, son pragmatisme et sa technicité pour vous accompagner sur la mise en place de ces fonctions qui pourront vous aider à corriger quelques difficultés.
La conformité règlementaire pour les industriels
Pour compléter ces quelques éléments de dysfonctionnements que nous rencontrons régulièrement, il nous semble important de revenir sur l’engagement de SAP à respecter la conformité de sa solution vis-à-vis des administrations locales.
La conformité règlementaire est un concept qui se réfère à la capacité d'une entreprise à respecter les lois, les règlements, les normes et les standards en vigueur dans son secteur d'activité. Les réglementations peuvent varier selon les secteurs d'activité, les pays et les régions, mais elles ont toutes pour but de protéger les intérêts des consommateurs, de garantir la sécurité des employés et de préserver l'environnement.
La conformité règlementaire est une responsabilité essentielle pour les entreprises car le non-respect des réglementations peut entraîner des conséquences graves telles que des amendes, des poursuites judiciaires, des pertes de réputation et des impacts financiers importants. Les entreprises doivent donc être en mesure de suivre les règlementations en vigueur et de les mettre en œuvre dans leur activité.
Pour être conforme aux réglementations, les entreprises doivent identifier les réglementations applicables à leur secteur d'activité et aux pays dans lesquels elles opèrent, mettre en place des politiques et des procédures pour se conformer à ces réglementations, former leur personnel pour comprendre les exigences règlementaires et vérifier régulièrement leur conformité.
Les solutions logicielles de gestion, telles que SAP S/4 HANA, peuvent aider les entreprises à respecter les réglementations en intégrant des fonctionnalités de conformité règlementaire dans leurs processus opérationnels. Par exemple, SAP S/4 HANA Cloud Public peut aider les entreprises à suivre les réglementations financières, à gérer les risques de conformité et à automatiser les tâches liées à la conformité, telles que la gestion des certifications, des licences et des permis.
En résumé, la conformité règlementaire est un aspect important de la gestion des entreprises, qui nécessite une attention particulière pour éviter les conséquences négatives sur les activités de l'entreprise.
Les solutions logicielles de gestion, telles que SAP S/4 HANA Cloud public, peuvent aider les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur en fournissant des fonctionnalités de gestion de la conformité règlementaire intégrées à leurs processus opérationnels.
La conformité a donc avant tout une finalité fiscale, légale et économique. Mais, au-delà de la conformité, les entreprises doivent également savoir respecter les normes édictées par les instances. Ces normes auront pour but alors d’encadrer certains secteurs d’activité pour protéger les consommateurs ou les travailleurs, pour protéger l’environnement, pour garantir la qualité des produits vendus ou par protectionnisme pour protéger un marché.
Quelques normes en vigueur pour les entreprises du secteur de l'industrie manufacturière
Il existe de nombreuses normes en vigueur pour les entreprises du secteur de l'industrie manufacturière, qui sont mises en place pour garantir la sécurité des travailleurs, la qualité des produits et la protection de l'environnement. Voici quelques-unes des normes les plus courantes :
Normes ISO
Les normes ISO (Organisation internationale de normalisation) sont des normes internationales qui définissent les exigences pour les systèmes de gestion de la qualité, de l'environnement et de la santé et de la sécurité au travail. Les entreprises du secteur de l'industrie manufacturière peuvent être certifiées selon ces normes pour démontrer leur conformité à des normes reconnues au niveau international.
Normes de sécurité
Les normes de sécurité, telles que les normes NFPA (National Fire Protection Association) et les normes OSHA (Occupational Safety and Health Administration), sont mises en place pour garantir la sécurité des travailleurs dans les usines de fabrication. Ces normes spécifient les exigences pour les équipements de protection individuelle, les équipements de sécurité, les systèmes de prévention des incendies et les plans d'urgence.
Normes environnementales
Les normes environnementales, telles que la norme ISO 14001, sont mises en place pour minimiser l'impact environnemental de l'activité de l'entreprise. Ces normes définissent les exigences pour la gestion de l'énergie, la réduction des déchets et la réduction de l'utilisation de matières dangereuses.
Normes de performance
Les normes de performance, telles que la norme Lean Manufacturing et la norme Six Sigma, sont mises en place pour garantir une production efficace et de qualité. Ces normes définissent les exigences pour la gestion des processus de production, l'amélioration continue et la réduction des coûts.
Normes de sécurité alimentaire
Les normes de sécurité alimentaire, telles que la norme HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points), sont mises en place pour garantir la sécurité des aliments fabriqués dans les usines de fabrication alimentaire. Ces normes définissent les exigences pour la gestion des risques alimentaires, la traçabilité des produits et la mise en place de mesures préventives.
En résumé, il est essentiel pour les entreprises du secteur de l'industrie manufacturière de respecter les normes en vigueur pour garantir la sécurité des travailleurs, la qualité des produits et la protection de l'environnement. Les normes ISO, les normes de sécurité, les normes environnementales, les normes de performance et les normes de sécurité alimentaire sont quelques-unes des normes les plus courantes qui s'appliquent à ces entreprises.
Normes en vigueur pour les entreprises du secteur de la distribution et les grossistes
Les entreprises du secteur de la distribution et les grossistes sont soumis à des normes et des réglementations afin d'assurer la sécurité des consommateurs, la protection de l'environnement et la transparence dans leurs activités commerciales. Voici quelques-unes des normes en vigueur pour ce secteur :
Normes d'hygiène alimentaire
Les entreprises de distribution et de grossistes de produits alimentaires doivent se conformer à des normes d'hygiène alimentaire strictes pour garantir la sécurité alimentaire. Des normes comme HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) sont appliquées pour garantir la qualité et la sécurité des aliments.
Normes de sécurité des produits
Les entreprises de distribution et de grossistes doivent s'assurer que les produits qu'elles vendent sont sûrs pour les consommateurs. Des normes de sécurité des produits telles que la directive européenne sur la sécurité des produits (CE) 765/2008 et la norme ISO 10377 (Sécurité des produits - Méthodes d'essai) peuvent être appliquées pour s'assurer de la sécurité des produits.
Normes de qualité
Les entreprises de distribution et de grossistes doivent respecter des normes de qualité pour garantir que les produits qu'elles vendent répondent aux attentes des consommateurs. Des normes de qualité telles que la norme ISO 9001 (Systèmes de management de la qualité) peuvent être utilisées pour garantir la qualité des produits et des services.
Normes environnementales
Les entreprises de distribution et de grossistes doivent respecter des normes environnementales pour minimiser leur impact sur l'environnement. Des normes telles que la norme ISO 14001 (Systèmes de management environnemental) peuvent être appliquées pour minimiser l'impact environnemental des activités commerciales.
Normes de protection des données
Les entreprises de distribution et de grossistes sont tenues de respecter les normes de protection des données pour protéger les données personnelles des clients et des employés. Des normes telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne peuvent être appliquées pour garantir la protection des données.
En résumé, les entreprises de distribution et les grossistes doivent respecter les normes et les réglementations applicables à leur secteur pour garantir la sécurité des consommateurs, la protection de l'environnement et la transparence dans leurs activités commerciales. Les normes d'hygiène alimentaire, de sécurité des produits, de qualité, environnementales et de protection des données sont quelques-unes des normes les plus courantes qui s'appliquent à ces entreprises.
Focus sur la norme ISO 14001
La norme ISO 14001 est une norme internationale de gestion environnementale qui fournit aux organisations un cadre pour gérer et améliorer leurs impacts environnementaux. Elle est conçue pour aider les organisations à identifier et à gérer les impacts environnementaux associés à leurs activités, produits ou services, et à améliorer leur performance environnementale de manière systématique et cohérente.
La norme ISO 14001 repose sur un système de management environnemental (SME), qui est un cadre permettant aux organisations de gérer et d'améliorer leur performance environnementale de manière intégrée et systématique. Le SME est basé sur le principe de l'amélioration continue et comprend les éléments suivants :
- La politique environnementale : une déclaration officielle de l'engagement de l'organisation envers l'environnement.
- La planification : l'identification des aspects environnementaux significatifs de l'organisation, l'évaluation des impacts environnementaux et la mise en place d'objectifs et de cibles pour améliorer la performance environnementale.
- La mise en œuvre et l'exploitation : la mise en place de procédures et de pratiques pour atteindre les objectifs et les cibles environnementaux.
- La vérification : la surveillance et l'audit de la performance environnementale de l'organisation.
- La revue de direction : une évaluation périodique de la performance environnementale de l'organisation par la direction.
La norme ISO 14001 couvre un large éventail d'aspects environnementaux, tels que l'utilisation des ressources naturelles, la gestion des déchets, la pollution de l'air et de l'eau, les émissions de gaz à effet de serre, l'impact sur la biodiversité, etc. Elle est conçue pour être utilisée par des organisations de toutes tailles et de tous secteurs d'activité.
Les avantages de la mise en place de la norme ISO 14001 comprennent :
- La réduction des impacts environnementaux et des coûts associés à la gestion environnementale.
- L'amélioration de la conformité réglementaire et de la réputation de l'entreprise.
- L'amélioration de la relation avec les parties prenantes (clients, actionnaires, employés, etc.).
- La stimulation de l'innovation et de la compétitivité grâce à l'identification de nouvelles opportunités commerciales liées à la gestion environnementale.
En résumé, la norme ISO 14001 est une norme internationale de gestion environnementale qui fournit aux organisations un cadre pour gérer et améliorer leur performance environnementale de manière systématique et cohérente. Elle repose sur un système de management environnemental qui comprend la politique environnementale, la planification, la mise en œuvre, la vérification et la revue de direction. Les avantages de la mise en place de cette norme comprennent la réduction des impacts environnementaux, l'amélioration de la conformité réglementaire et de la réputation de l'entreprise, ainsi que la stimulation de l'innovation et de la compétitivité.
Conclusion
Un projet ERP est rarement lancé pour gérer l’adhésion à ces normes règlementaires. Toutefois, une bonne solution ERP comme SAP S/4 HANA Cloud Public pourra servir de support pour accompagner les entreprises dans leur process de validation. Ainsi, de nombreux client Hargos profitent de leur solution ERP pour passer les certifications ISO ou de performance. En effet, un bon outil de gestion fiable et rigoureux apportera la matière nécessaire pour répondre aux besoins de traçabilité et de pilotage induit par la mise en place de normes ISO.
Il va de soi que toute l’équipe Hargos reste au côté de ses clients pour les accompagner sur ces projets qualité pour éventuellement adapter la solution à la mise en place de nouveaux processus de gestion.
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Comprendre les rôles clés de MOE et MOA dans la gestion de projets ERP
MOE et MOA : décryptage de leurs rôles distincts dans les projets ERP
Certains projets d’implémentation d’ERP peuvent être complexes du fait de leur dimensionnement et nécessitent une collaboration étroite entre les différents acteurs impliqués, notamment entre les personnes qui expriment le besoin et les personnes qui mettent en œuvre la solution.
Dans ce cadre, des rôles et des fonctions sont définies pour chaque acteur du projet de façon à organiser celui-ci et permettre une fluidité entre les différentes composantes du projet.
Ces rôles sont associés à des responsabilités précises et clairement définies pour éviter tout malentendu sur le projet. Ces rôles sont ceux du MOE et de l’AMOE d’un côté et ceux du MOA et de l’AMOA d’un autre côté. La relation entre ces acteurs peut parfois être formalisée dans un document nommé le Plan Qualité Projet qui définit les contours du projet les responsabilités de chacun selon la Méthode RACI.
Rôles expliqués : MOE, MOA, AMOE, et AMOA dans le contexte ERP
- MOE (Maîtrise d'œuvre) : Le MOE est responsable de la mise en œuvre technique du projet SAP. Il est chargé de concevoir, réaliser et déployer les solutions SAP dans le cadre du projet. Le MOE doit avoir une expertise technique approfondie sur SAP pour pouvoir réaliser les tâches qui lui sont confiées.
- AMOE (Assistance à Maîtrise d’œuvre) : L’Assistance à Maîtrise d’Œuvre est là pour aider le Maître d’Œuvre dans l’accomplissement de ses nombreuses missions. Pour certains projets, notamment dans l’informatique, il existe même des consultants dédiés AMOE (terme fortement utilisé dans le Conseil). Ce sont des intervenants externes à l’entreprise qui viennent renforcer l’équipe projet en rajoutant de la compétence sur le projet selon les objectifs QCD (qualité, coûts et délais) fixés par le cahier des charges.
- MOA (Maîtrise d'ouvrage) : Le MOA représente le prescripteur du projet. Le MOA est responsable de la partie fonctionnelle du projet SAP. Il est chargé de définir les besoins métier de l'entreprise et de veiller à ce que la solution SAP mise en place réponde à ces besoins. Le MOA est donc chargé de la définition des processus métier, des spécifications fonctionnelles et de la validation des résultats du projet.
- AMOA (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) : L'AMOA est un acteur qui assiste le MOA dans la mise en œuvre du projet. L'AMOA peut être interne ou externe à l'entreprise. Il a pour rôle d'accompagner le MOA dans toutes les étapes du projet SAP, de l'expression des besoins métier à la mise en place de la solution SAP. L'AMOA doit être capable de communiquer efficacement avec le MOA et les MOE / AMOE pour garantir une bonne coordination entre les différents acteurs du projet.
Les rôles du MOA et de l’AMOA peuvent être regroupés d’une part pour définir l’entité qui est responsable de la définition du besoin, les rôles du MOE et de l’AMOE, quant à eux, définissent l’entité qui réalise le besoin exprimé.
Analyse du périmètre d'action : comment MOE et MOA agissent dans les projets ERP
- MOE: Lorsqu’on parle de MOE , on peut désigner aussi bien la fonction (la Maîtrise d’Œuvre) que la personne (le Maître d’Œuvre). Arrêtons-nous un instant sur le MOE en tant que personne. Il est une personne physique ou morale : Chef de projet, Architecte solution, Consultant, Développeur, etc. C’est lui qui dispose des compétences techniques nécessaires à la conception, au chiffrage, à la réalisation et au pilotage d’un projet donné.
Le Maître d’Œuvre est l’interlocuteur privilégié durant toute la durée du projet. En tant que gestionnaire et organisateur du projet, le MOE est le garant de la bonne exécution des tâches demandées par le MOA. Il est chargé de la mise en place technique de la solution SAP.
Il doit être capable de concevoir une architecture SAP adaptée aux besoins de l'entreprise, de réaliser les développements spécifiques, de configurer les modules SAP et de déployer la solution SAP dans l'ensemble du système d'information de l'entreprise. Le MOE doit travailler en étroite collaboration avec le MOA pour garantir que la solution SAP mise en place répond aux besoins de l'entreprise. On peut assimiler le MOE à l’intégrateur de la solution sur le projet. - AMOE : L’Assistance à Maîtrise d’Œuvre est là pour aider le Maître d’Œuvre dans l’accomplissement de ses nombreuses missions. Pour certains projets, notamment dans l’informatique, ce sont des intervenants externes à l’entreprise qui viennent renforcer l’équipe projet sur des sujets nécessitant une compétence particulière. On peut associer l’AMOE à une entité qui accompagne l’intégrateur sur des sujets précis.
- MOA : Le MOA est responsable de la partie fonctionnelle du projet SAP. Il doit travailler en étroite collaboration avec le MOE pour s'assurer que la solution SAP mise en place répond aux besoins métier de l'entreprise. Le MOA doit être capable de définir les processus métier de l'entreprise, de rédiger les spécifications fonctionnelles et de valider les résultats du projet. Le MOA doit également coordonner l'ensemble des acteurs du projet SAP et veiller à la bonne communication entre eux. Généralement, le MOA définit le donneur d’ordre du besoin, soit le client lui-même.
- AMOA : L'AMOA a pour rôle d'assister le MOA dans la mise en place du projet SAP. Il doit être capable de comprendre les besoins métier de l'entreprise et de les traduire en spécifications fonctionnelles compréhensibles par le MOE.
L’AMOA intervient lorsque le MOA estime ne pas avoir les compétences ou le temps pour modéliser les besoins du projet de façon claire et précise et les transmettre au MOE. L’AMOA est généralement représentée par un ou plusieurs consultants qui va assister le MOA dans la définition et la description du besoin.
Dynamique de collaboration : interactions entre MOE/AMOE et MOA/AMOA
Les interactions entre le MOE et le MOA sont cruciales dans la réussite d'un projet SAP. En effet, ces deux acteurs sont complémentaires et doivent travailler en étroite collaboration pour s'assurer que la solution SAP mise en place répond aux besoins métier de l'entreprise. Dans les plus petits projets, cette relation représente directement la relation entre le client (le MOA) et l’intégrateur (le MOE).
Le MOA, c’est-à-dire le client, est intrinsèquement responsable de l’identification et de la description de ses besoins métier. Il doit expliciter les processus métier et ses souhaits de fonctionnement au MOE, autrement dit l’intégrateur qui se charge de la mise en place technique de la solution SAP. Le MOE doit concevoir une architecture SAP adaptée aux besoins de l'entreprise, réaliser les développements spécifiques, configurer les modules SAP et déployer la solution SAP pour l'ensemble des fonctionnalités et des besoins exprimés par le MOA.
Pour que le projet SAP soit un succès, il est primordial que le client et l’intégrateur (le MOA et le MOE) travaillent en étroite collaboration dès le début du projet. Le MOA se doit d’expliquer le plus clairement possible les besoins métier et la culture de l’entreprise au MOE, qui doit alors concevoir une solution SAP adaptée à ces besoins. Dans l’autre sens, il est indispensable que le MOE transmette au MOA les limitations techniques et la « philosophie » de SAP, afin que le MOA puisse faire converger ces désidératas vers une solution fonctionnelle la plus standard.
Pendant les différentes phases d’un projet, le MOA doit valider les livrables réalisés par le MOE (document de conception, paramétrage de la solution, développements spécifiques) et s'assurer qu'ils répondent bien aux besoins métiers exprimés.
En somme, l'interaction entre les couples MOE/AMOE (intégrateur) et MOA/ AMOA (client + cabinet de conseil qui l’accompagne éventuellement) est cruciale dans la réussite d'un projet SAP. Les deux acteurs doivent travailler en étroite collaboration pour s'assurer que la solution SAP mise en place répond aux besoins métier de l'entreprise. Une bonne communication entre le MOE et le MOA est donc essentielle pour garantir la réussite du projet.
Assurer la qualité dans les projets ERP : le rôle clé du Plan Qualité Projet
Le PQP (Plan Qualité Projet) a pour objectif la définition et le suivi des dispositions à prendre pour un projet afin d’en assurer la qualité et d’atteindre les résultats attendus.
À cet effet, le PQP fixe les droits et les responsabilités de chaque partie prenante en vue d’assurer l’atteinte de cet objectif. Ainsi sont déterminés d’un commun accord :
- L’organisation globale du projet quant aux structures à mettre en place ;
- Le Plan de développement détaillé ;
- Le Plan de gestion du projet ;
- La répartition des responsabilités entre les organismes dans la structure,
- le Plan de développement et le Plan de gestion du projet ;
- Les limites du projet.
Dans la relation entre le MOE et le MOA, le PQP est un outil fondamental pour définir les critères de qualité qui devront être respectés par le MOE lors de la réalisation du projet SAP (Paramétrage, Développements spécifiques, cohérence de l’ensemble). Le PQP est généralement initié par le MOA ou l’AMOA, qui définit les critères de qualité à respecter en fonction des besoins métier de l'entreprise.
Le PQP définit les méthodes et les outils à utiliser pour garantir la qualité des livrables, ainsi que les procédures à suivre pour effectuer les tests et la validation. Le MOE est responsable de suivre les directives du PQP et de fournir des livrables conformes aux critères de qualité établis.
Le PQP peut contenir des exigences de qualité pour les aspects suivants :
- La documentation : Le PQP peut spécifier les types de documents à produire, la liste des documents et la responsabilité associée (décrite dans le chapitre suivant), leur contenu et leur format. Le MOE doit s'assurer que la documentation produite est complète, claire et conforme aux exigences du PQP.
- Le code ou le paramétrage : Le PQP peut spécifier les normes de codage à respecter, les formats de paramétrages ou de nommage des Ordres de Transports (Regroupements de modifications dans SAP) et les tests unitaires à effectuer. Le MOE doit s'assurer que la solution mise en place est cohérente, maintenable et conforme aux normes établies.
- Les tests : Le PQP peut définir les types de tests à effectuer, les critères d'acceptation et les procédures à suivre pour effectuer les tests. Le MOA doit s'assurer que les tests sont réalisés conformément aux exigences du PQP et permettent la validation de la solution mise en œuvre par le MOE de façon objective.
Outil de suivi et de gestion, le PQP est employé tout au long du projet. C’est un document évolutif qui est destiné à être constamment modifié en fonction des circonstances. De nouvelles données y sont intégrées selon une procédure d’actions correctrices, elles-mêmes définies dans ce document. Au terme du projet, le PQP modifié et annoté constituera l’un des documents de résultats du projet.
Optimiser la gestion de projet ERP avec la méthode RACI
Le RACI est un acronyme qui signifie Responsable, Accountable, Consulted, Informed (en français, Responsable, Compte-rendu, Consulté, Informé). C'est une méthode de gestion de projet utilisée pour définir les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans un projet. Le RACI permet de clarifier qui fait quoi, qui prend les décisions, qui est consulté et qui est informé.
Le RACI est souvent représenté sous forme de matrice qui croise les activités ou les tâches du projet avec les personnes impliquées. Les colonnes de la matrice sont : Responsable, Accountable, Consulté et Informé. Les lignes représentent les activités ou les tâches à accomplir. Chaque personne impliquée dans le projet est ensuite affectée à une ou plusieurs des quatre catégories RACI pour chaque activité ou tâche.
Voici ce que signifie chaque lettre de l'acronyme RACI :
- Responsable (R) : la personne qui est responsable de la réalisation de l'activité ou de la tâche. C'est la personne qui effectue le travail et prend les décisions nécessaires pour mener à bien la tâche.
- Accountable (A) : la personne qui est responsable de la tâche dans son ensemble. C'est la personne qui a la charge de s'assurer que la tâche est réalisée dans les temps, dans les budgets et selon les spécifications définies.
- Consulted (C) : les personnes qui doivent être consultées pour fournir des informations, des conseils ou un soutien pour la réalisation de la tâche.
- Informed (I) : les personnes qui doivent être informées des résultats de la tâche une fois celle-ci terminée.
L'utilisation d'une matrice RACI aide à clarifier les rôles et les responsabilités de chaque entité impliquée dans un projet. Elle permet de réduire les malentendus et les erreurs de communication qui peuvent survenir lorsqu'il y a confusion sur les rôles et les responsabilités.
Le RACI peut également aider à améliorer l'efficacité du projet en s'assurant que chaque personne est assignée à la bonne tâche en fonction de ses compétences et de son expertise et de son positionnement. Cette méthode est fréquemment utilisée pour définir les rôles de chacun, notamment pour tous les livrables décrits dans un PQP.
Synthèse et perspectives : tirer le meilleur des rôles de MOE et MOA dans l'ERP
La bonne conduite d’un projet ERP s’appuie sur la définition claire et précise des rôles de chacun lors des différentes phases qui le compose. La relation entre les (A)MOA et (A)MOE est un critère essentiel de réussite.
La définition et les règles associée à cette relation peuvent être décrite dans un PQP pour bien définir et expliciter les rôles et responsabilités de chaque acteur tout au long du projet.
Chez Hargos nous avons la capacité et l’expertise pour accompagner tous les projets en tant que MOE et AMOE, c’est notre métier. Nous avons aussi les compétences pour accompagner les entreprises nécessitant une aide pour leur maitrise d’ouvrage, c’est-à-dire d’endosser le rôle d’AMOA sur un projet.
Pour bénéficier de notre expertise en MOE et AMOA et assurer le succès de vos projets ERP, contactez Hargos dès aujourd'hui.
Notre équipe est prête à vous accompagner à chaque étape pour une gestion de projet optimale et sur mesure.
QM de SAP S/4 HANA intégrez la qualité dans vos process
Le module QM permet aux entreprises de gérer tous les aspects de la qualité dans leur ERP. Il permet d’avoir la maîtrise sur les processus liés à l'assurance qualité depuis la gestion des défauts et des non-conformités jusqu’à la traçabilité.
Comment présenter un projet ERP à votre comité de direction ?
Cet article a pour ambition de vous donner quelques pistes de réflexions qu’il conviendra d’adapter à votre contexte particulier. Nous n’avons pas l’ambition de vous dicter le contenu de votre argumentaire pour justifier un projet ERP au sein de votre entreprise. En revanche, nous allons vous partager notre vécu et nos retours d’expérience pour vous donner quelques pistes qu’il nous semble intéressant d’explorer.
Introduction
Votre entreprise a initié un projet ERP et vous êtes mandaté pour présenter celui-ci à votre comité de direction. Or, présenter un projet ERP à votre comité de direction mérite une préparation professionnelle car sans l’aval de votre comité de direction votre projet ne verra jamais le jour. Dans un premier temps, les motifs qui justifient ce projet doivent être parfaitement clairs pour vous.
En général, un projet ERP est motivé par deux raisons principales : la recherche de gains de productivité ou la réponse à des événements exceptionnels qui ponctuent la vie d’une entreprise (croissance externe, nouveaux produits, fusion/acquisition, nouvelles normes, etc).
Dans cet article nous allons essayer de vous donner quelques pistes pour vous aider à construire une démarche pour convaincre votre comité de direction de se doter d’un nouvel outil de gestion.
La recherche de gains de productivité
Le projet de votre entreprise est donc motivé par une recherche d’amélioration de son organisation et de ses processus pour mieux produire, et de façon plus rentable. Ainsi, on pourrait résumer votre projet en affirmant que le nouvel ERP est un outil au secours de la productivité de votre entreprise.
A noter que nous rencontrons souvent des entreprises qui initient un projet ERP pour pallier la défaillance de leur système actuellement installé.
Défaillances dues à un logiciel en fin de vie plus maintenu par l’éditeur, à un système non suivi car pas ou peu de compétences disponibles pour gérer le système, ou un programme développé en interne et un responsable parti depuis à la retraite avec ses connaissances.
Dans ces cas assez fréquents au sein des PME on considère alors que l’entreprise concernée est également en recherche de gains de productivité avec l’acquisition d’un nouveau système de gestion.
Le diagnostic
Dans cette situation fréquemment rencontrée, vous devrez forcément adopter la démarche la plus simple possible pour convaincre votre comité de direction d’avaliser le projet. Ainsi, l’approche par le « story telling » (vous devrez raconter une histoire) permettra d’impliquer directement votre comité de direction dans votre démarche, même si aucun des participants ne sera utilisateur de l’ERP. L’histoire que vous allez dérouler doit s’appuyer sur les résultats d’une phase d’audit que vous aurez préalablement menée en interne auprès des différents services, permettant d’organiser la « défense » de votre projet.
L’objectif de cette démarche se divise en deux grandes parties :
- Démontrer concrètement que les outils actuellement utilisés sont mal adaptés aux enjeux métiers de votre entreprise
- Lenteur,
- Manque de fiabilité,
- Saisie complexe,
- Fonctionnalités insuffisantes, etc…
- Et il faudra également savoir susciter l’empathie du comité de direction à l’égard des utilisateurs de votre solution actuelle qui ne travaillent pas avec les bons outils.
Pour mieux illustrer notre propos, nous pouvons imaginer que nous déroulions le récit du traitement d’une commande dans le système d’information actuel par exemple. Au cours de ce récit on s’appliquera alors à donner le détail des erreurs et des pertes de temps auxquels les utilisateurs sont confrontés avec la solution actuellement utilisée. On insistera bien entendu sur les multiples re-saisies entre les devis, les commandes, les factures, les stocks, etc. Il faudra également recenser les interfaces coûteuses avec des solutions externes et mettre l’accent sur les dysfonctionnements et les bugs identifiés.
Est-ce que le process, tel qu’il est aujourd’hui modélisé dans le système d’information, ne prête pas le flanc à des erreurs humaines (mauvaise communication entre services, erreurs de saisies ou erreurs d’interprétation) ? Et enfin, il faudra mettre l’accent sur la puissance des reporting de l’outil actuel et vos capacités internes à créer de nouvelles interrogations de la base.
Il nous semble évident que ces constats ne se feront pas sur la base de simples ressentis. C’est pourquoi il est important que vous travailliez sur un audit d’organisation en amont de votre présentation au comité de direction. Cet audit vous permettra ainsi de décrire la situation actuelle en vous appuyant sur des éléments factuels et chiffrés. Vous vous appliquerez à valoriser le temps passé par vos collaborateurs sur des tâches avec peu ou pas de valeur ajoutée. Ensuite, il sera facile de chiffrer le coût de ces activités chronophage pour votre entreprise.
En résumé, il faut être concret et ne pas hésiter à appuyer là où le bât blesse…
À la fin de votre démonstration, il est désormais clair pour vos interlocuteurs que la situation que vous venez de décrire ne peut plus durer. Mais comment la résoudre ? Voici venu le moment des préconisations.
Après le diagnostic, le traitement !
Une fois le ou les diagnostics posés, il conviendra de présenter un projet mature au comité de direction. Il est donc important que vous ayez une vision claire des objectifs à atteindre. A ce stade, on ne parle pas encore de faire le choix d’un outil mais simplement d’identifier distinctement les enjeux et objectifs à atteindre pour chacune des fonctions concernées par votre diagnostic.
L’objectif de cette étude consistera donc à mettre en exergue et valoriser les gains de temps qu’un nouvel outil pourraient apporter. Par exemple, une illustration pourrait être de recenser les modes opératoires mis en place par les utilisateurs pour récupérer des informations et les mettre en forme. Est-ce qu’un nouvel outil qui centralise toutes les informations pourrait nous faire gagner en efficacité sur ces extractions ?
Dans un troisième temps, vous aurez à cœur de trier les optimisations possibles par ordre de priorité pour votre entreprise et vous proposerez la mobilisation d’une équipe à affecter au projet. Toutes ces étapes vous permettront alors de valoriser les gains attendus par un nouvel outil. C’est précisément ce que nous appelons le ROI (Return On Investment) ou retour sur investissement.
Les situations particulières au sein de l’entreprise
Dans ce deuxième cas de figure, le projet n’est plus motivé par la simple recherche de gains de productivité mais par des événements internes ou externes à l’entreprise qui vont vous contraindre à une réorganisation.
On pense à l’acquisition d’une nouvelle société, à une opération de fusion ou à un Carve-Out. On peut également imaginer une organisation qui est totalement repensée à la suite d’une pandémie comme celle que nous avons connu récemment.
Quels changements au sein de l’écosystème contraignent à repenser son SI ?
Notre monde change extrêmement rapidement aujourd’hui. Souvent de nouvelles annonces, de nouveaux événements, ou des considérations sociétales peuvent contraindre les entreprises à repenser leur modèle pour s’adapter.
Nous pouvons citer par exemple la mort annoncée du moteur thermique dans le monde de l’automobile. On peut également évoquer la fin du tout hydrocarbure ou la crise énergétique que nous sommes en train de traverser.
Bref, pleins d’éléments qui peuvent directement ou indirectement influer sur une organisation et l’obliger à repenser son positionnement marché.
Ces opérations sont souvent structurantes dans la vie d’une entreprise et implique la remise en question des process et de l’organisation. L’intégration de nouveaux sites dans l’organigramme, l’ajout ou la suppression de lignes de produits, la réorganisation complète de toute une chaîne logistique qui est devenue obsolète, etc génère le besoin d’équipement d’un nouvel outil informatique capable d’aider au pilotage.
Ainsi, lorsqu’une entreprise doit se réinventer (mot très à la mode en ce moment grâce aux réseaux sociaux) elle doit souvent repenser son organisation et son modèle. Or, repenser son modèle implique pour l’entreprise de savoir s’entourer des éléments (internes et/ou externes) qui sauront se projeter dans la future organisation pour valoriser les fameux retours sur investissements recherchés dans tout projet industriel.
Comment changer son modèle ?
Un changement de modèle nécessite de travailler en étroite relation avec la direction générale qui va insuffler ce vent nouveau sur l’organisation. En effet, les dirigeants de l’entreprise ont identifié les événements qui perturbent ou impacteront le développement de leur société.
Face à ce constat des décisions doivent être prises. S’équiper d’un nouveau système d’information est souvent une piste étudiée dans ce processus de réingénierie.
A ce niveau de l’étude, un travail de réflexion devra être mené avec la direction générale. En effet, les enjeux et objectifs de la nouvelle stratégie de l’entreprise devront impérativement être partagés en toute transparence avec l’équipe chargée de l’étude du projet.
La connaissance des objectifs doit permettre alors de rédiger une feuille de route et inscrire le projet dans une trajectoire. En effet, pour que le projet soit réussi et donc, pour que nous puissions argumenter son bien-fondé, il sera impératif de déterminer une cible à atteindre.
La définition d’une nouvelle stratégie et l’impact d’un nouveau système d’information pour piloter cette réorganisation implique de pouvoir prendre de la hauteur. Nous serons alors presque dans la peau d’un entrepreneur et devrons alors valoriser les nouveaux process à mettre en place.
En d’autres termes, l’équipe en charge de l’étude va devoir travailler sur un business plan pour identifier les leviers de valeurs d’un nouveau système d’information. Par exemple, la mise en place d’un process de eCommerce va potentiellement augmenter les ventes de 15% mais implique la mise en place d’une équipes marketing dédiée au numérique.
Autre exemple, l’externalisation des process logistiques sous-entend une contractualisation avec un prestataire qui portera la responsabilité des retards de livraison et influera donc sur nos flux de gestion des réclamations clients.
Toute dépense doit donc être un investissement. Tout investissement doit donc conduire au calcul d’un retour sur investissement (ROI).
La démarche de l’étude ?
Ainsi, aligner une nouvelle stratégie d’entreprise avec un nouveau système d’information implique de se discipliner et de respecter plusieurs étapes clés pour projeter l’entreprise dans une solution durable.
La première étape va donc consister à clairement exprimer la cible à atteindre et donc les besoins qui en découlent.
Ensuite, dans une seconde étape, il conviendra de clairement identifier les processus à déployer, à optimiser ou à automatiser pour mettre en place cette nouvelle stratégie. Cette phase de l’étude nécessitera donc de savoir se projeter et savoir imaginer la future organisation.
Cependant, il ne faudra pas oublier que nous ne partons pas d’une feuille blanche et dans cette perspective il faut impérativement assurer le quotidien. Il faut donc prendre en compte les process déjà existants dans notre projection.
Il ne faut jamais perdre de vue l’objectif de cette étude : nous devons convaincre notre comité de direction de libérer les ressources financières et humaines pour initier un projet.
Le changement doit donc être acceptable, mesurable et atteignable. En d’autres termes, il faudra savoir promouvoir l’évolution plutôt que la révolution et savoir s’intégrer dans un système déjà existant.
Lorsque tous ces éléments seront parfaitement identifiés et formalisés au sein d’un document qui aura été validé par vos collègues et managers, il conviendra de réfléchir à un plan projet détaillé.
En effet, l’arrivée d’un nouveau système d’information devra s’inscrire du mieux possible dans le calendrier de votre entreprise. Il faudra alors se poser les questions sur l’opportunité de choisir telle ou telle date pour le lancement du projet et qui pénalise au minimum l’activité quotidienne de notre activité.
A cette étape il conviendra également de réfléchir à une équipe projet. Il est important de préparer une équipe de projet compétente pour gérer l’implémentation de l’ERP. Assurez-vous que l’équipe est bien formée et qu’elle possède les compétences nécessaires pour gérer les différentes étapes du projet.
Enfin, la dernière étape de notre étude va consister à énumérer le plus objectivement possible les avantages pour l’entreprise d’un nouvel outil de gestion : réduction des coûts, amélioration de l’efficacité, meilleure prise de décision, suppression des tâches répétitives, etc.
Toutefois, il ne faudra pas non plus occulter les difficultés que va pouvoir engendrer un tel projet : mobilisation de moyens humains et financiers, désorganisation temporaire des services, ruptures de services dans certaines phases du projet, pertes financières possibles, etc.
Il reste important d’être transparent sur les risques liés à l’implémentation d’un ERP et de présenter les moyens de les gérer. Cela montrera à votre comité de direction que vous avez bien réfléchi au projet et que vous êtes préparé à faire face aux défis qui se poseront
Conclusion
En conclusion, si vous suivez ces étapes, vous serez alors en mesure de présenter efficacement votre projet ERP à votre comité de direction et de convaincre ses membres de l’importance de mettre en place un système ERP adapté à votre entreprise et à ses ambitions.
Et surtout, vous saurez emporter l’indispensable adhésion de votre comité de direction pour la réussite de votre futur projet.
Hargos, en tant qu’intégrateur spécialiste SAP à destination des PME, sait accompagner ses clients dans ce type de démarche. Ainsi, Hargos propose toujours dans son approche une mise en œuvre raisonnable qui ne met pas en péril l’activité commerciale de ses clients.
La méthodologie utilisée par Hargos sur de nombreux projets a été spécifiquement pensée pour des PME avec des ambitions de croissance fortes.
Cette méthodologie met l’accent sur l’efficacité et le meilleur ROI possible pour atteindre ensemble des objectifs raisonnables et discutés en amont.
Gestion des entrepôts dans SAP : quelle fonction (ou module) choisir ?
Introduction à la gestion d'entrepôts avec SAP
Beaucoup de clients nous parlent de WM, de WMS, de gestion d’entrepôts, de eWM, etc… Mais derrière tous ces acronymes barbares, que se cache-t’il précisément ?
Dans cet article, nous allons vous donner un rapide aperçu de ces solutions SAP et de ce qu’elles sous-entendent. Bien entendu, cet article ne fera qu’un rapide survol des différentes solutions sans entrer dans trop de détails techniques pour vous permettre de vous forger une opinion sur leur profondeur fonctionnelle.
Avec S/4 Hana, SAP fait évoluer son offre « WMS » (Warehouse Management System).
L’offre se décline en trois grands blocs :
- Stock Room Management : Gestion avancée des stocks
- Extended Warehouse Management – version Basic : Gestion très avancée des stocks
- Extended Warehouse Management – version Advanced : Gestion experte des stocks
Alors quelles sont les différences et comment s’y retrouver ?
Nous retrouvons dans le schéma ci-dessous les différents degrés de gestion des stocks proposés par SAP à partir de 2022 !
Tout en haut de la pyramide, il y a la gestion des stocks « minimalistes » (Material Management ou SAP MM pour les intimes).
Cette brique permet de gérer les stocks en quantité et en valeur en ne partageant aucune information sur la localisation géographique. Par exemple, le système ne vous indiquera pas avec précision ou trouver vos palettes dans votre entrepôt. Cette brique est alimentée par défaut dans SAP car elle est au cœur de l’ERP.
Nous n’allons pas nous attarder sur cette partie car elle n’a finalement que peu d’intérêt vis-à-vis du besoin de gestion des emplacements
Pour compléter cette composante de base et afin de disposer d’un WMS intégré à l’ERP SAP, on dispose de trois alternatives ; évoquées en préambule.
Stock Room Management (SRM)
Cette solution proposée par SAP avec S/4 HANA est « l’ancien » WM de la version ECC* de SAP.
L’éditeur a choisi de garder ce module pour simplifier les conversions de ECC vers S/4 HANA pour les clients utilisant déjà SAP WM.
La conservation de ce module permet de se concentrer sur la conversion des autres fonctionnalités (vente, achat, production, finance, …) et de rester isopérimètre sur la partie « gestion des entrepôts ».
De plus, ce module est éprouvé, stable et peut déjà répondre à beaucoup de problématiques « stock ».
Les points importants à noter sont :
- SAP ne fera plus évoluer Stock Room Management car il n’est pas identifié comme produit stratégique.
- Stock Room Management n’a pas d’interface Fiori.
Extended Warehouse Management (EWM) Basic vs. Advanced
La partie EWM n’est pas nouvelle. Ce module existait déjà sous ECC6 mais sous forme de système décentralisé ; c’est-à-dire complétement autonome.
SAP le proposait comme une composante additionnelle qui venait s’interfacer avec l’ERP.
Il faut savoir que EMW existe depuis 2007 ! SAP l’avait développé à l’époque pour ses clients Caterpillar et Ford ! Depuis, cette solution évolue constamment pour proposer toujours plus de fonctionnalités.
Avec l’arrivée de S/4 HANA, EWM est totalement intégré au cœur de l’ERP comme les autres fonctionnalités de ventes, achats, finances, etc … il devient le produit stratégique de SAP pour la gestion des entrepôts !
Cette offre se décline en deux parties :
EWM Basic : version embarquée nativement dans S/4 Hana
EWM Advanced : version avec des fonctions supplémentaires (et soumise à licence supplémentaire)
Dès la version « Basic », les fonctionnalités sont beaucoup plus avancées que SRM.
Par exemple, celles que l’on peut retenir :
- Des étapes de gestion plus importante : jusqu’à six étapes (contre 2 pour SRM)
Ces étapes peuvent être : déchargement, inspection qualité, déconsolidation, consolidation, rangement, …)
- Une intégration native avec les dernières technologies (RFID -Radio-identification ou radio frequency identification, terminaux mobiles, etc…)
Les points importants à noter sont que EWM est :
# Stratégique pour SAP
# Intégré au sein de l’ERP
# Possède les dernières avancées fiori
# Intègre des fonctions WMS étendues
# Gère nativement les connexions avec les dernières technologies
Cas d'usage et comparaisons
En complément des points vus dans les paragraphes précédents, nous avons récapitulé dans ce tableau les grandes différences en termes de fonctionnalités pour les trois alternatives.
On voit que l’intégration native de technologies comme la RFID ou la sélection vocale (Voice picking) est l’apanage de EWM.
La gestion des ressources consiste à piloter dans le système d’information les équipements logistiques (chariots élévateurs par exemple) et les équipes.
Dans les services à valeur ajoutée, nous allons trouver par exemple la fonctionnalité de « Réarrangement ». Cette fonction permet de modifier la cartographie de l’entrepôt en fonction de la saison afin d’optimiser les trajets. Ainsi, dans l’univers de la distribution automobile, on pourra mettre en bord d’allée les pneumatiques « pluie » en période hivernale. Inversement, les pneumatiques « été » seront placés à ces mêmes emplacements lors de la période estivale.
Le cross docking : permet de gérer en automatique le transbordement du quai de réception au quai d’expédition sans passer par une étape de stockage.
La fonction vague de prélèvement permet de mutualiser les préparations de commandes selon différents critères. Ainsi, les ordres de préparations peuvent être déterminés pour toutes les commandes devant être livrées dans un département précis.
Conclusion
Tous les clients SAP ont des contraintes différentes pour aborder la gestion de leurs stocks. C’est pourquoi SAP propose aujourd’hui plusieurs niveaux de gestion. Ainsi, en fonction de vos impératifs mais également en fonction de vos ambitions projets, vous aurez le choix entre plusieurs niveaux de fonctionnalités au sein de SAP S/4 HANA.
Toutefois il est important de noter que vos choix ne seront jamais fermes et définitifs. En effet, il est tout à fait envisageable de commencer son aventure SAP avec les simples fonctions SRM (ou SAP MM) puis, dans un second temps, déployer les fonctions EWM pour affiner votre gestion d’entrepôt.
Hargos, dans son approche pragmatique projet, aime à travailler en plusieurs lots pour aborder ces problématiques. Ainsi, nous saurons gérer vos stocks « manuellement » dans un premier lot, puis ensuite déployer les outils de code-barres ou de RFID- pour automatiser ces tâches manuelles.
Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des emplacements dans SAP ? Besoin de formation, implémentation, support, contactez-nous, nos consultants Experts se feront un plaisir de répondre à vos questions.
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