Dans un monde en constante évolution où on nous parle de nouvelles technologies, d’intelligence artificielle, de machine learning et de MES (Manufacturing Execution System), les petites et moyennes entreprises (PME) industrielles sont de plus en plus nombreuses à se poser des questions autour de l’adoption de solutions ERP (Enterprise Resource Planning).
Ces solutions doivent apporter une réponse à des problématiques organisationnelles, à des clients qui ont de nouvelles exigences, à des marchés en mouvement, et à une gouvernance environnementale de plus en plus contraignante. Ainsi, dans beaucoup de cas, les entreprises envisagent de s’équiper de SAP pour améliorer leur efficacité opérationnelle.
Cependant, la durée d’un projet SAP dans une PME industrielle peut être un défi crucial. Cet article a pour objectif d’explorer les facteurs qui influent sur la durée de mise en œuvre de projets SAP, les avantages potentiels pour les entreprises et les meilleures pratiques pour garantir le succès du processus.
Les facteurs influant la durée d’un projet SAP
La taille et la complexité de l’entreprise
C’est presque faire une Lapalissade que d’affirmer que la durée d’un projet SAP dans une PME industrielle dépend souvent de la taille et de la complexité de cette même entreprise. Cependant, il est facile de comprendre que plus une PME sera petite, plus on saura modéliser facilement ses processus lors de la mise en œuvre des solutions SAP. A contrario, les entreprises de plus grande envergure vont nécessiter une planification et une exécution plus approfondies.
Ces PME, appelées aussi ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire), vont nécessiter :
- de mobiliser plusieurs services,
- de contrôler la cohérence des décisions prises,
- d’unifier les modes de fonctionnement
- d’organiser la mise en œuvre de SAP pour que chaque tâche soit en parfaite coordination pour respecter la cohérence globale du périmètre de la solution à déployer.
De plus, dans ces ETI, il est même souvent souhaitable de savoir anticiper les besoins futurs pour ne pas avoir à défaire plus tard ce qu’on a fait lors de la première mise en œuvre :
- anticiper des déploiements internationaux,
- anticiper la mise en place de flux EDI avec les clients,
- anticiper une extension d’activité, etc…
Il semble donc évident que la taille et la complexité organisationnelle d’une petite ou moyenne entreprise (PME) sont des facteurs déterminants qui influent significativement sur la durée d’un projet de mise en place d’une solution SAP S/4 HANA.
Mais la taille de l’entreprise ne conditionne pas à elle seule la complexité d’un projet SAP. En effet, de nombreux autres facteurs peuvent impacter le calendrier de mise en œuvre.
L’étendue des processus opérationnels
Lorsqu’on parle du temps de mise en œuvre d’une solution SAP, le premier élément qui nous vient naturellement à l’esprit est le périmètre du projet. En effet, la solution SAP sait couvrir des pans entiers de l’entreprise et ne connaît quasiment pas de limites dans sa couverture fonctionnelle.
Mais, le projet de notre client est-il sans limites ? Quel est notre point de départ et quel point d’arrivée nous sommes nous fixé ? En toute logique, plus le chemin à parcourir sera long, plus long sera le projet.
Par expérience, chez Hargos, nous avons constaté que les PME ont souvent des processus opérationnels aussi complexes et aussi diversifiés que les grandes entreprises. Le seul écart qu’on pourra constater avec les grandes entreprises va concerner le volume d’informations à traiter et la complexité du réseau d’interconnexion, habituellement plus simple pour les PME.
En conséquence, la mise en place de SAP S/4 HANA peut être plus rapide en raison de la plus grande simplicité pour récupérer les données des anciens systèmes.
On recherche aussi des accélérateurs en nous concentrant sur la simplification des flux de travail. Les consultants Hargos vont simplement décliner la solution SAP en s’appuyant sur les « Best Practices » fournis par l’éditeur et en chargeant le système avec des données de base qui sont connues et maîtrisées par le client.
Et lorsqu’une entreprise grossit pour atteindre une taille intermédiaire, on peut alors être confronté à des processus plus étendus et interconnectés. La nécessité de comprendre, modéliser et adapter ces processus peut prolonger la durée du projet.
On saura toujours utiliser les « Best Practices » pour accélérer la mise en œuvre de la solution. Toutefois, les données à traiter ne seront pas connues et maîtrisées par une seule personne, mais nécessitent souvent l’intervention de plusieurs sachants qui devront se coordonner sur la cohérence de ces données.
Ainsi, pour bien maîtriser le planning de son projet et pour éviter les dérives calendaires de celui-ci, il est très important de savoir bien définir le périmètre du projet. Inutile d’avoir des ambitions démesurées dès le lancement du projet pour changer la totalité des processus de travail.
Un projet bien délimité, bien défini et qui reste dans les limites du raisonnable et du gérable permettra alors de garder ses process sous contrôle. Ensuite, une fois la solution démarrée et stabilisée, il sera temps de travailler sur le développement de la solution par l’ajout de fonctionnalités complémentaires.
Le besoin de personnaliser la solution
Comme stipulé dans le paragraphe précédent, les PME peuvent généralement adopter des solutions SAP S/4 HANA avec moins de personnalisation grâce à la simplification de leurs besoins. On s’appuiera alors sur l’activation des « Best Practices » qui est un vrai accélérateur de projet et permet une mise en œuvre plus rapide.
Cependant, il ne faut jamais confondre vitesse et précipitation. C’est pourquoi, chez Hargos, nous préconisons de prévoir un temps de travail non négligeable à la consécration du projet pour permettre aux futurs utilisateurs de reformuler leur organisation, de repenser celle-ci et de formaliser ces nouveaux processus dans la nouvelle solution.
Ainsi, un projet bien conçu doit impérativement prévoir du temps autour de l’échange, du partage, de la communication projet et de la réflexion sur l’organisation. Comme nous le disons si souvent, un projet ERP n’est pas un projet informatique, mais bien un projet de réorganisation. Ainsi, la dimension technique, même si importante, ne doit pas être le principal sujet à prendre en considération.
Deuxièmement, comme stipulé au paragraphe précédent, si le périmètre du projet a été clairement décrit, Hargos va cibler et activer les meilleures « Best Practices » SAP.
L’objectif de ces outils consiste à fournir une solution la plus adaptée possible pour minimiser les personnalisations de la solution et ainsi proposer des accélérateurs de projet efficaces. Ainsi, grâce à ces composants SAP, on constate des gains projet de l’ordre de 25 à 40%.
Bien entendu, lorsqu’on doit prendre en compte une complexité organisationnelle de l’entreprise plus importante, les « Best Practices » vont alors nécessiter d’être retravaillés pour s’adapter aux flux du client. Cette personnalisation de SAP S/4 HANA peut être plus importante. Cela nécessite donc du temps avec des consultants Hargos pour comprendre la complexité des flux, les modéliser dans la solution, prendre en compte la cohérence globale de la solution et enfin tester les résultats.
Au-delà de la simple personnalisation de la solution, il ne faut pas oublier que le carburant de base de toute solution ERP est constitué par les données de base. On va donc particulièrement insister sur cette partie souvent reléguée au second plan du projet alors que le bon fonctionnement de votre solution va s’articuler principalement autour de ce composant. Nous vous invitons à relire notre article du 19 janvier 2022 sur la reprise des données.
Les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de personnalisation des solutions SAP peuvent également influencer la durée du projet. Une personnalisation complexe pour répondre aux exigences industrielles spécifiques peut prolonger le calendrier de mise en œuvre.
La structure organisationnelle
La première étape d’un projet SAP consiste à décrire la structure organisationnelle du client. Celle-ci peut être très simple comme très complexe. De plus, une structure organisationnelle pourra être mouvante dans le temps et nous nous devons d’imaginer ces futures évolutions.
Ainsi, nous décrirons dans un premier temps :
- les sites impliqués sur le projet,
- la ou les sociétés à intégrer,
- les organisations commerciales et leurs découpages,
- les organisations achats (centralisées/décentralisées), les entrepôts à inclure dans le projet, etc…
Dans une petite entreprise, on est souvent confronté à des entreprises avec une structure organisationnelle relativement plate ; les décisions sont prises rapidement par un, deux ou trois décideurs. Cette prise de décision rapide est un vrai accélérateur de projet, facilitant la coordination et la prise de décision pendant la mise en œuvre.
De plus, modéliser une structure organisationnelle à plat reste relativement simple et standard dans la solution SAP et ne nécessitera pas de nombreux allers-retours valider cette organisation.
En revanche, dans les entreprises de taille moyenne ou dans les ETI, nous risquons d’être confronté à des structures plus complexes.
Ces organisations vont souvent compter plusieurs niveaux de hiérarchie répartis sur plusieurs entités ou plusieurs sociétés et qui nécessitent alors un consensus général pour sa modélisation : recherche de consensus qui peut entraîner des délais supplémentaires sur notre projet.
En effet, ces niveaux hiérarchiques sous-entendent souvent une prise de décision plus lente car nécessitant de trouver des compromis entre les services.
Cet aspect du projet impliquera donc souvent une coordination et une communication plus complexe entre les acteurs du projet : le client, Hargos et éventuellement le cabinet AMOA impliqué sur la mise en œuvre de la solution.
Budget et ressources
Le budget alloué au projet et les ressources affectées à la mise en place de la solution SAP sont aussi un élément important sur l’estimation de la durée d’un projet ERP. Ainsi, les petites entreprises ont souvent des ressources limitées tant budgétairement qu’en terme de bande passante du personnel affecté au projet.
Toutefois, par définition le projet sera moins ambitieux et la taille plus modeste du projet peut aussi être un accélérateur puisqu’il permet une gestion plus agile du projet et une utilisation plus efficace des ressources mises à disposition.
Et pour compléter notre propos, les entreprises de taille moyenne (ou ETI) par définition plus complexes et plus exigeantes en termes de périmètre devront impérativement intégrer ces dimensions budgétaires et allocations de ressources dans leur plan projet. Ainsi, la complexité supplémentaire apportée par l’organisation peut nécessiter des budgets et des ressources plus importants.
Les ETI devront alors allouer suffisamment de moyens pour éviter les retards liés à des contraintes budgétaires. Or, par expérience, on constate que ce manque de moyens génère souvent des retards sur les projets.
Nous tenons à préciser que la notion de moyens ne doit pas forcément être vu uniquement sous le prisme financier mais englobe plutôt une notion de ressources humaines mises à disposition du projet : groupe de projet, comité de pilotage, comité projet, instance qualité, etc…
La capacité d’adoption des utilisateurs
Un aspect souvent négligé est la formation des utilisateurs. Plus l’équipe est nombreuse, plus la formation prend du temps. Un bon programme de formation contribue à une adoption plus rapide et à une utilisation efficace du nouveau système.
Comme nous l’expliquons souvent chez Hargos, un projet réussi n’est pas un projet qui a démarré à la date prévue et au budget prévu.
Et même si ces deux indicateurs restent importants, chez Hargos nous considérons qu’un projet est réussi lorsque les utilisateurs ont pris pleinement possession de leur solution. Or, pour bien comprendre un système, il faut être bien formé à celui-ci.
Naturellement on comprendra que plus les processus modélisés dans la solution sont simples et plus facilement les utilisateurs vont pouvoir intégrer toutes les subtilités de leur nouvel outil. Ainsi, la réussite du projet va forcément passer par l’organisation d’un plan de formation adapté et pensé pour les utilisateurs.
Ces formations :
- devront être portées par le groupe de projet qui a œuvré au paramétrage de la solution
- ne devront pas arriver trop tard dans le projet, ni trop tôt. Et surtout, les utilisateurs devront être accompagnés pour leurs premiers pas dans la solution.
Hargos prévoit toujours une période de quelques semaines après le démarrage où les consultants sont mis à la disposition des utilisateurs pour les guider sur leurs premières transactions SAP.
Comment évaluer la durée d’un projet SAP ?
Comme vous l’avez compris et comme on a essayé de l’argumenter sur les paragraphes précédents la durée d’un projet SAP sera facteur d’un ensemble de variables différentes d’une entreprise à l’autre.
Ainsi, la taille de l’entreprise et la complexité de son organisation seront une première base pour estimer une durée de projet. Mais, en tant que professionnel, nous nous devons également de prendre en compte :
- la complexité du marché adressé par notre client,
- la complexité des produits vendus ou fabriqués,
- les exigences des clients,
- les contraintes règlementaires et administratives.
Un ensemble de paramètres qui vont considérablement influer sur la durée du projet puisque influant sur la modélisation des données de base.
Lorsqu’une entreprise initie un projet ERP, elle part d’une situation à un instant T et envisage un point d’arrivée idéal. Cette projection sous-entend forcément une charge de travail conséquente. En effet, un projet ERP implique pour le client les éléments suivants :
- Mettre noir sur blanc son organisation et sa façon de travailler,
- Recenser son ou ses marchés, leurs spécificités et leurs exigences
- Recenser ses clients et leurs attentes en termes de services clients, de transparence, de traçabilité, etc…
- Recenser ses produits et leur complexité : nomenclatures multi-niveaux ou pas, produits configurables, sérialisation, lotissement…
- Recenser les exigences administratives et fiscale
Une fois que toutes ces informations sont clairement identifiées il conviendra alors de travailler sur la cible. Comment, dans le meilleur des mondes, je projette mon organisation à l’issue de mon projet ? Il y a fort à parier que les objectifs décrits soient irréalistes et hors de portée de notre client.
Cependant, sur cette base nous allons pouvoir alors faire des projections de charge de travail et pouvoir alors adapter le périmètre de notre projet aux moyens possibles à allouer au projet.
En résumé, bien que chaque entreprise soit unique, les PME de différentes tailles peuvent rencontrer des défis distincts lors de la mise en place de SAP S/4 HANA. Une compréhension approfondie de la taille, de la complexité et des besoins spécifiques de l’organisation est cruciale pour élaborer un plan de mise en œuvre réaliste et pour anticiper les éventuels obstacles, ce qui contribuera à optimiser la durée du projet.
Et pour conclure, un projet SAP n’a pas de durée idéale. Il est impossible de faire des généralités et d’affirmer qu’un projet SAP durera quatre, six, huit, douze ou dix-huit mois.
Implémentez SAP dans votre PME
Nous pouvons vous affirmer que chez Hargos nous militerons pour que votre projet ne dépasse pas la barre des douze mois. En effet, au-delà de ce délai on constate souvent un effet de lassitude du groupe de projet et les forces vives affectées au projet ont souvent tendance à s’écarter petit à petit des objectifs initialement fixés.
Et pour vous donner un aperçu de notre savoir-faire : la durée moyenne d’un projet de mise en œuvre de SAP avec les équipes Hargos est 8,6 mois.