Adopter un ERP Intelligent SAP S/4HANA en mode fit-to-standard est un véritable défi pour une PME habituée à une certaine liberté dans la gestion de ses processus. Ce défi, Groupe HISI l’a relevé, et réussi, avec l’aide de son partenaire Hargos.

Né du regroupement de quatre entités (HISI, AR Systèmes, Net-Streams et Endexar), Groupe HISI fournit des solutions Cloud privés, publics et hybrides ainsi que des services d’infogérance sur mesure. Les clients du groupe engagent leur transformation numérique tout en hébergeant leurs environnements critiques sur un cloud de confiance sécurisé. Les prestations d’expertise et les services d’infogérance leurs permettent de se focaliser sur leurs enjeux métiers. L’entreprise dispose de 5 datacenters localisés en France, certifiés ISO 27001. Groupe Hisi emploie 125 collaborateurs en France, pour un chiffre d’affaires annuel d’environ 30 millions d’euros.

« Nous utilisions des solutions séparées pour nos activités finance et commerciale, explique Dimitri Delbosq, un des fondateurs et associés de Groupe Hisi. Une situation qui empêchait la mise en place de flux IT transverses. Nous devions faire face également à un enjeu de pilotage, avec l’incapacité à faire remonter des chiffres par activité ou des informations clés comme la marge réalisée par projet. » Groupe HISI cherchait donc une solution capable d’uniformiser et de structurer ses processus, d’améliorer les opérations de clôture et de servir de socle à du reporting.

Groupe Hisi étant hébergeur dans ses datacenters des environnements SAP et partenaire SAP Silver, la réputation de l’éditeur en termes de structuration des processus n’était plus à prouver. C’est donc tout naturellement qu’il s’est tourné vers l’ERP Intelligent SAP S/4HANA, hébergé sur ses infrastructures cloud. « Les solutions SAP sont la référence du marché. Elles rassurent les investisseurs et sont un atout pour accompagner la croissance du groupe », poursuit Dimitri Delbosq. Groupe Hisi avait déjà travaillé sur des projets SAP avec Hargos, filiale industrie du groupe Augusta Reeves. Un choix logique pour la direction du groupe.

Un projet de transformation des processus du groupe

Le projet a officiellement été lancé en juillet 2020, mais n’a démarré effectivement qu’en septembre, après les congés d’été. Particularité du projet, Groupe Hisi n’avait pas défini de cahier des charges au préalable pour son ERP SAP, l’idée étant de partir d’une feuille blanche, et de suivre autant que possible les préconisations et best practices proposées par SAP.

« Il a fallu nous organiser en interne afin de monter une équipe projet comprenant des key users pour chaque brique SAP adoptée (SD MM, FICO et PS), explique Olivier Fitoussi, Responsable du marketing des offres, Groupe HISI, et key user SD MM. Démarrer avec un périmètre non défini nous a permis de nous poser beaucoup de questions et de remettre à plat l’ensemble des processus de l’entreprise. Nous avons mené un important travail interne pour améliorer nos processus, en créer de nouveaux, créer des liens entre des services qui ne collaboraient pas, des interfaces avec nos outils internes, mais également avec nos fournisseurs. Le tout avec l’aide d’Hargos, qui a su faire le lien entre nos besoins et les fonctionnalités proposées par l’ERP SAP S/4HANA. »

Avant la reprise des données il était également indispensable de les préparer et de les nettoyer. « La qualité de la donnée est cruciale pour l’ERP, rappelle Olivier Fitoussi. C’est un prérequis pour pouvoir effectuer du reporting, créer des prévisionnels et piloter l’entreprise avec la meilleure précision possible. Nous avons profité de la bascule vers SAP S/4HANA pour nettoyer nos comptes et refondre notre plan comptable, poursuit Alexandra Saint-Martin, Responsable Administratif et Financier, Groupe HISI, et key user FICO. Nous avons également construit une comptabilité analytique, mise à jour en temps réel. Enfin, nous avons mis en place de nouvelles intégrations : remontée automatique des données bancaires, envoi automatique des factures aux clients, relances automatiques, etc. »

Un ERP adopté à 100%

Après 8 mois de projet, l’ERP SAP S/4HANA est entré en production début juin 2021. « Compte tenu du contexte particulier du projet, où nous avons découvert au fur et à mesure les possibilités offertes par l’ERP, cela s’est très bien passé, témoigne Olivier Fitoussi. Les équipes ont toutes joué le jeu, que ce soit l’administration des ventes, la comptabilité, les commerciaux ou les services. Je tiens à saluer la ténacité et la pugnacité d’Hargos, qui a toujours répondu présent. Nous avons vraiment avancé main dans la main, sous l’œil attentif de notre direction générale, qui a suivi le projet de très près. »

« Ce qui a été compliqué, c’est d’adopter de nouvelles méthodes de travail, poursuit Alexandre Saint-Martin. Avec l’aide d’Hargos et de formations adaptées, la comptabilité a pu continuer à livrer son travail. » L’accompagnement des utilisateurs a été intense pendant les premières semaines de juin. Mais, in fine, ces derniers ont su adopter l’ERP et ses processus.

Depuis plusieurs mois, Groupe Hisi alimente son ERP en données. Avec la clôture prévue début 2022, l’organisation aura effectué un cycle comptable complet sur SAP S/4HANA et aura alors opéré les derniers ajustements. « Notre niveau de maturité sur l’utilisation d’un ERP n’est pas encore parfait, mais nous l’avons adopté à 100%, constate Olivier Fitoussi. SAP S/4HANA fonctionne de façon fiable et répond à nos besoins. Les utilisateurs commencent même à demander de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux rapports, ce qui est un signe de réussite du projet. »

Des avancées sont à attendre du côté du reporting opérationnel. Un second lot de fonctionnalités devrait également être délivré prochainement, avec comme objectif l’intégration des temps, qui permettra de mieux mesurer la rentabilité des projets de prestations. Le groupe envisage par la suite de fusionner les plans comptables de certaines de ses entités et de préparer son ERP aux futures opérations de croissance externe. Il souhaiterait également élargir son SI sur le terrain des RH et de la gestion des notes de frais. Avec SAP SuccessFactors et SAP Concur ?