Introduction au VLM
Avec cet article nous allons revenir sur un sujet assez récurrent dans les PME : comment se convaincre de la pertinence d’un projet ERP au sein de mon entreprise ? Nous avons déjà abordé cette question dans un précédent article ( « Comment présenter un projet ERP à votre comité de direction« ) toutefois nous n’avons pas apporté de réponses concrètes en présentant un outil qui puisse vous accompagner dans cette recherche de vérité.
Parce qu’un projet réussi est forcément sponsorisé par l’équipe dirigeante d’une entreprise, il est important d’apporter tous les éléments nécessaires à la direction générale pour choisir une solution en connaissance de cause et surtout pour que ceux-ci soient les premiers convaincus de ce choix. La pertinence d’un investissement dans une solution ERP passe donc par une estimation la plus fine possible du ROI (retour sur investissement) du projet.
Cependant, comme bien souvent, les PME sont victimes du poids de leur histoire et ont souvent du mal à se projeter sur la nouvelle organisation que va imposer un nouveau système d’information. De plus, décréter des gains de productivité, anticiper des diminutions de niveau de stocks ou calculer des réductions de délais de livraisons ne se fera pas naturellement sans avoir un outil mis à disposition pour nous aider dans cette démarche. Nous avons essayé de vous apporter un éclairage sur les apports quotidien d’un ERP pour un industriel (« Comment aider les industriels au quotidien avec un ERP« ). Mais cette approche reste très théorique et chacun doit pouvoir travailler sur ses propres particularités et caractéristiques pour valoriser les gains possible qu’il est en droit d’attendre d’un tel projet
C’est pourquoi, pour répondre à cette interrogation, SAP met à disposition de ses partenaires une plateforme de calcul de rentabilité de projet baptisée VLM (Value Lifecycle Management). Cet outil s’articule autour de plusieurs composants qui permettent d’affiner le calcul de ROI :
- MTN = Move The Needle
- PoV = Point of View
- Survey ou mode d’évaluation
- Et le Business Case
MTN = Move the Needle
Parce qu’une étude de rentabilité sous-entend qu’on doit bien se connaître avant toute chose, la plateforme VLM nous proposera de travailler sur une comparaison ciblée avec nos pairs. Cette première partie consiste donc à comparer les données chiffrées du client avec ses principaux concurrents ou ayant des activités similaires sur les territoires que nous aurons pris soin de prédéfinir ensemble. Cette comparaison va se faire autour de données comptables du domaine public et va positionner le classement du client par rapport aux autres entreprises ciblées.
A la suite de cette première étude nous saurons ainsi positionner objectivement notre entreprise par rapport aux meilleurs du marché, par rapport à la moyenne du marché et surtout nous positionner grâce aux indicateurs qui nous semblent les plus significatifs pour notre activité.
Ainsi, en standard la plateforme nous proposera de nous comparer selon les données chiffrées suivantes :
- Croissance annuelle du CA en %
- Marge opérationnelle en %
- Le revenu par employé
- COGS en % du CA
- Délais de recouvrement des créances clients
- Cycle de conversion des liquidités (Jrs stocks + délais vente- recouvrement dettes en jrs)
Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive et en fonction des spécificités liées à notre activité, à notre zone de couverture, à notre environnement socio-économique ou à notre marché, il sera possible d’ajouter à cette liste proposée par défaut des métriques qui nous semblent plus pertinents.
L’esprit de cette première étape de notre étude est de nous positionner objectivement par rapport à des industriels qui sont confrontés aux mêmes difficultés que celles que je rencontre. A l’issue de cette première étape le système va alors nous proposer une liste de forces, faiblesses et difficultés. Cette liste représente donc juste une extraction objective de comment notre entreprise se positionne sur son marché.
Est-ce que nous sommes les meilleurs en termes d’évolution de croissance de CA ? Est-ce que nous sommes dans la moyenne des délais de recouvrement de la dette client ? Est-ce que nous faisons partis des mauvais élèves sur le taux de rotation de stocks ? A partir de cette liste de forces et faiblesses et en fonction de notre classement, la plateforme VLM va alors nous proposer un plan d’action concret avec quelques points clés qu’il conviendra de travailler et d’approfondir (cf exemple ci-dessous).
Les copies d’écran fournies dans cet article sont en Anglais, mais la plateforme propose plusieurs langues de travail possible (incluant le Français).
Sur l’exemple proposé nous pouvons alors constater que quelques points sont mis en exergue.
Les forces : ce sont les indicateurs qui font que notre entreprise est compétitive sur son marché. Ces indicateurs restent un point de vigilance. Un projet ERP, donc un projet de réorganisation, ne doit pas perdre de vue ces indicateurs et garder ceux-ci à leur niveau actuel.
Les opportunités : ces indicateurs sont les points sur lesquels l’entreprise devra porter une attention particulière. En effet, le système a identifié que l’amélioration de ces métriques aura un effet levier important sur la rentabilité du projet. En d’autres termes, ce sont les indicateurs qui nous feront réellement er rapidement progresser.
Les faiblesses : cette colonne représente clairement nos points faibles. On n’aura pas forcément un gros ROI en améliorant ces points, toutefois on se positionne dans le dernier quart des entreprises comparées sur ces points. Bien entendu des actions correctrices devront être imaginées pour revenir à une situation plus confortable.
Ces données ne sont que des suggestions de la plateforme et à tout moment nous aurons la main sur le système pour éventuellement changer nos priorités. Il faut cependant garder à l’esprit que à vouloir trop en faire on finira par être submergé par les informations à gérer. On ne saurait donc trop vous conseiller de rester raisonnable sur les points d’amélioration à travailler pour cette étude de rentabilité. Enfin, si les résultats ne vous semblent pas satisfaisant n’oublions pas qu’à tout moment on pourra revenir sur les données pour corriger et modifier celles-ci.
A ce stade, nous avons terminé la première étape de notre étude de rentabilité du projet. Nous savons désormais quels sont les points d’améliorations que nous pouvons ambitionner sur notre projet. Il est enfin temps de passer à la seconde phase de cette étude.
Le PoV = Point of View
La seconde étape consiste donc à définir les « line of Business » sur lesquelles nous allons travailler.
Cette étape est assurée par le module PoV = Point of View
En fonction du début de notre étude (le MTN vu au paragraphe précédent), le système nous propose donc par défaut de travailler sur différentes composantes de l’organisation du client.
- Les finances,
- Les ventes,
- La logistique
- La recherche et développement ou R&D
- Les services, etc…
Et dans chacune de ces composantes, il conviendra alors de sélectionner les tendances qui caractérisent le business de notre client. Il sera bien entendu de bon ton de respecter les suggestions faîtes par le module MTN. Par exemple, les clients demandent de plus en plus de connexions multi-canal intégrant des prestations de services qui accompagnent les produits.
Dans ces différentes tendances, qu’on ne pourra pas couvrir en totalité, le client va alors choisir ses priorités stratégiques. Puis nous allons relier ces priorités avec les « Pains points » du client. La plateforme va alors nous proposer un jeu de scénarii pour traiter les points listés (ex ci-dessous) ainsi que des témoignages clients en relation avec les choix du client.
Ces propositions vont s’inscrire dans une hypothèse de mise en œuvre des solutions SAP. Ainsi, sur la base des innovations et des outils proposés par SAP le PoV pourra alors proposer une première approche pour apporter une ou plusieurs réponses aux problématiques identifiées lors de l’étape précédente.
L’utilisateur doit toujours garder en tête que le système ne fait que des propositions et en aucun nous impose un chemin pour répondre aux besoins. A ce stade, c’est l’expertise d’un partenaire comme Hargos qui saura vous indiquer la pertinence du choix d’une trajectoire. En effet, très souvent on est à la recherche de solutions pour répondre à des dysfonctionnements et on veut tout traiter en même temps.
Cependant comme nous vous l’avons déjà exprimé, un projet ERP est avant tout un projet organisationnel et ne doit pas être pris par le prisme de la technique. Hargos a travaillé sur de nombreux projets et aura suffisamment de recul et d’objectivité pour vous assister sur la trajectoire à mettre en œuvre afin d’optimiser la réussite du projet.
Il est temps maintenant de passer au module suivant de notre plateforme VLM.
Le module « Survey »
L’étape suivante va consister à remplir le module « Survey » ou module d’évaluation.
Cette évaluation est destinée aux organisations et doit être interprété comme un guide pour créer la feuille de route de la transformation numérique en sélectionnant un ERP intelligent. Il sera possible de travailler l’évaluation des mesures clés et des meilleures pratiques dans les domaines suivants :
- La gestion des approvisionnements
- La gestion des ventes
- La gestion des services
- R&D/ Ingénierie
- La chaîne d’approvisionnement
- La gestion de fabrication / production
- La gestion des actifs immobilisés
- La gestion financière de l’entreprise (incluant la partie contrôle de gestion et trésorerie)
- Les ressources humaines et l’informatique
Dans ce module d’évaluation, le client devra apporter des données chiffrées propres à son activité :
- CA
- Nbre d’employés
- Produit d’exploitation
- Frais de ventes, frais généraux et administratifs
- Coûts de biens/services vendus
- Stock annuel moyen
- Etc
A ces différents « métriques » on va associer des objectifs opérationnels. Par exemple Comment je veux gérer mes remises et discount avec le projet ? Quel taux de rotation de stocks est acceptable (et atteignable) pour l’entreprise ? De combien de points je veux augmenter mon service client ?
A l’issue de l’évaluation, le VLM va calculer les principaux indicateurs de performance de l’entreprise du client et comparer celui-ci à ses concurrents. L’idée de ce rapport est de donner une vision éclairée de la maturité numérique du client et de donner une feuille de route pour un futur projet.
C’est également dans le process évaluation qu’on va donner les coûts estimés du projet pour calculer un ROI et les gains attendus par le projet (exemples ci-dessous).
Sur la base de ces éléments calculés à partir des vraies données chiffrées du client, on a donc une estimation argumentée sur la pertinence du projet et sur la fiabilité économique de celui-ci.
En effet, toute entreprise qui investit veut connaître la portée et les impacts de sa dépense.
En d’autres termes : « combien d’euros me rapporte un euro dépensé ? ».
Conclusion
Notre étude arrive à son terme ; nous avons une étude comparative par rapport à nos pairs, nous avons identifié les points clés d’amélioration de notre organisation et nous avons valorisé la pertinence économique de l’investissement projet. Et maintenant, que faire de ces éléments entre nos mains ?
Les objectifs d’une étude VLM consistent à donner une vision des forces et faiblesses d’une entreprise, de valoriser ces faiblesses et de donner des objectifs chiffrés en termes d’amélioration.
Hargos, intégrateur spécialiste des solutions SAP à destination des PME, propose de vous accompagner sur cette étude.
En effet, l’utilisation de la solution VLM a pour unique ambition de nous mettre en exergue les tâches à fortes valeurs ajoutées sur lesquelles se concentrer et qui impacteront le ROI de notre projet. Il faudra désormais partager les conclusions auxquelles nous sommes arrivées avec les instances dirigeantes et décideuses de la société (direction générale, COMEX, actionnaires, etc). La solution VLM saura également vous accompagner sur cette phase de partage des résultats en générant un support de présentation que vous pourrez alors personnaliser.
Hargos, convaincu de la pertinence de cette démarche pour ses clients, a acquis des compétences sur cette solution et propose de vous accompagner pour une étude de ROI de votre système d’information.
L’objet de cette étude n’est pas forcément de vous proposer une solution mais de nous aider à visualiser les objectifs et les enjeux d’un projet ERP. A partir de ces données, Hargos est spécialisé sur les solutions SAP et saura alors vous décrire le projet idéal pour obtenir la meilleure valeur possible et le meilleur retour sur investissement pour votre nouvelle solution SAP.