Les systèmes de planification des ressources d’entreprise, plus communément connus sous l’acronyme ERP (Enterprise Resource Planning), sont devenus un pilier essentiel de la gestion des entreprise modernes. Alors que de nombreuses grandes entreprises ont déjà intégré ces solutions depuis un certain temps, de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) hésitent encore à franchir le pas.
Pourtant, l’adoption d’un ERP peut offrir des avantages considérables, même aux PME. L’objet de cet article va consister à explorer les bases de l’ERP, à expliquer les principes fondamentaux d’une solution ERP ainsi que les raisons pour lesquelles chaque PME devrait envisager sérieusement d’investir dans une solution ERP.
Comprendre les bases de l’ERP
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP est un logiciel ou un système qui intègre et gère l’ensemble des processus administratifs, logistiques et commerciaux d’une entreprise. Il s’agit d’une solution informatique centralisée conçue pour automatiser, surveiller et coordonner une multitude de tâches et de fonctions au sein de l’organisation.
Les domaines que couvre généralement un ERP incluent la gestion des finances, des ressources humaines, de la chaîne d’approvisionnement, de la production, de la vente, de la distribution, des services et bien d’autres encore.
Modules et fonctionnalités
Les ERP sont constitués de différentes fonctions, toutes dédiées à leur domaine d’activité spécifique. Ces fonctions sont souvent modulaires, ce qui signifie que les entreprises peuvent choisir celles qui correspondent le mieux à leurs besoins. Voici quelques-unes des fonctions courantes que l’on trouve dans un ERP :
- Gestion financière : Comptabilité, gestion des dépenses, gestion des revenus, etc.
- Gestion de la chaîne d’approvisionnement : Gestion des stocks, gestion des commandes, gestion des fournisseurs, etc.
- Gestion de la production : Planification de la production, gestion des ateliers, suivis de production, déclaration des temps, etc
- Gestion de la qualité : échantillonnage, gamme et process qualité, contrôle de la qualité en réception marchandises ou en production, notation fournisseurs, etc.
- Gestion de la vente : Gestion des ventes, gestion des clients, gestion des contrats, gestion des tarifs et remises, etc.
- Gestion de projet : gestion à l’affaire, suivi du réalisé par rapport au budgété et à l’engagé, suivi de chantier,
- Gestion de la distribution : Logistique, expédition, gestion des stocks, gestion des encours, gestion des entrepôts, etc.
- Gestion de la maintenance : Maintien en condition opérationnelle des matériels affectés à la production, service après-vente, gestion des garanties, etc…
- Gestion des ressources humaines : Gestion de la paie, gestion des congés, gestion des performances, etc.
Les principes fondamentaux d’une solution ERP
Comme détaillé dans notre vidéo ci-dessous la fonction principale d’un ERP est de ne rien oublier.
En simplifiant à l’extrême, la raison d’être d’un ordinateur est de devenir une mémoire de substitution qui ne sera jamais touchée par la maladie d’Alzheimer ou autre pathologie endommageant nos souvenirs. Bien entendu, cette mémoire reste un robot et pourra être sujette aux pannes et autres dysfonctionnements. Mais, si bien entretenu et correctement suivi, le côté pérenne de l’information mémorisée par votre solution ERP pourrait presqu’être garanti.
Imaginons maintenant un individu qui vend un produit (ou un service) à un seul client. L’organisation à mettre en œuvre pour répondre à la demande du client reste relativement simple : mobilisation des ressources nécessaires pour la production du produit ou du service, process administratif très simple, mobilisation du ou des partenaires nécessaires facile, etc.
Maintenant, ce même individu vend des centaines de produits (ou services) à des centaines ou des milliers de clients. Dans ce cas l’organisation à mettre en œuvre dépasse les capacités humaines de calcul et nécessite alors de se faire épauler par un outil. Cette capacité de calcul est dans la nature même de l’ERP et est sa raison d’être.
Ainsi, un ERP saura analyser les besoins de vos clients, il saura hiérarchiser et organiser ces besoins pour les planifier dans le temps afin de pouvoir livrer vos clients en temps et en heure.
La puissance de calcul de nos ordinateurs modernes saura également vous alerter sur les actions à mettre en œuvre pour répondre aux besoins et vous aidera à anticiper les ruptures, les commandes fournisseurs à passer, les aléas à anticiper (arrêt machines pour maintenance par exemple), à remplacer les indisponibilités de main d’œuvre, à vous alerter sur les retards de réception, etc…
Dans notre exemple, nous avons pris l’hypothèse d’une entreprise avec un seul site mais aujourd’hui la majorité des sociétés que nous adressons sont multi-entités, multisites et même pour certaines, multi-pays. Dans ce cas de figure les difficultés sont alors décuplées car nous devrons prendre en compte les échanges inter-sociétés dans l’entreprise et gérer notre capacité à répondre aux demandes clients dans un environnement distribué et éclaté géographiquement.
En résumé, l’ERP n’est pas un outil qui se substituera à l’intelligence humaine mais est un outil qui sera mis à votre disposition pour vous accompagner sur le traitement de l’importante masse d’informations qu’une entreprise peut être amenée à gérer.
Pourquoi les PME devraient envisager un ERP
Maintenant que nous comprenons les bases de l’ERP, explorons pourquoi les PME devraient sérieusement envisager d’adopter une solution ERP.
Amélioration de l’efficacité opérationnelle
Les PME sont souvent confrontées à des ressources limitées. Les employés portent de nombreuses responsabilités et les processus peuvent être moins optimisés que dans les grandes entreprises. Un ERP peut aider à rationaliser ces processus en automatisant de nombreuses tâches manuelles, ce qui permet d’augmenter l’efficacité opérationnelle.
Par exemple, la gestion des stocks et la planification de la production peuvent être optimisées grâce à un ERP, ce qui réduit les coûts et améliore la qualité de la réponse apportée aux clients, tout en améliorant la qualité des produits.
Prise de décision basée sur les données
Les PME ont besoin de prendre des décisions éclairées pour rester concurrentielles. Un ERP fournit des données en temps réel sur l’état de l’entreprise, ce qui permet aux dirigeants de prendre des décisions plus éclairées. Que ce soit pour ajuster les niveaux de stock, réaffecter les ressources ou lancer de nouvelles offres, un ERP fournit une base solide pour la prise de décision.
Évolutivité
Une des préoccupations communes à de nombreuses PME est de générer de la croissance et être capable d’absorber et de gérer celle-ci. Un ERP est conçu pour évoluer avec l’entreprise. Ainsi, vous pourrez ajouter de nouveaux modules ou étendre les fonctionnalités au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Cela signifie que vous n’avez pas à investir dans un nouveau système chaque fois que votre entreprise se développe, ce qui représente un avantage financier significatif.
Conformité et gestion des risques
La conformité aux réglementations est essentielle pour les PME, en particulier dans des industries réglementées telles que la santé ou la finance. Un ERP peut aider à suivre et à garantir la conformité, en automatisant des processus tels que la gestion des documents, la gestion de la qualité et la traçabilité des produits. De plus, un ERP peut aider à identifier et à gérer les risques potentiels pour l’entreprise.
Meilleur service client
Un service client exceptionnel est essentiel pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Un ERP peut aider les PME à améliorer leur service client en fournissant des informations en temps réel sur les commandes, les niveaux de stock et la disponibilité des produits. Cela permet de réduire les délais de livraison, de mieux répondre aux demandes des clients et d’améliorer la satisfaction client.
Réduction des coûts
Bien que l’investissement initial dans un ERP puisse sembler important, les avantages à long terme sont significatifs. La réduction des coûts opérationnels grâce à l’automatisation, l’optimisation des processus et la réduction des erreurs peut permettre de réaliser des économies importantes sur le long terme. De plus, un ERP peut vous aider à éviter les coûts cachés liés à des processus inefficaces ou à des erreurs humaines.
Compétitivité accrue
Dans un environnement commercial de plus en plus concurrentiel, les PME doivent être agiles et compétitives pour réussir. Un ERP permet aux PME de rester concurrentielles en améliorant leur efficacité, en offrant un meilleur service client et en prenant des décisions plus éclairées. Cela peut aider à fidéliser les clients existants et à en attirer de nouveaux.
Les défis potentiels de l’adoption d’un ERP par une PME
Bien que les avantages d’un ERP pour les PME soient indéniables, il est important de reconnaître qu’il existe des défis potentiels à son adoption.
Coût initial
L’un des principaux obstacles à l’adoption d’un ERP est le coût initial. Les logiciels ERP, ainsi que leur mise en place, peuvent représenter un investissement important pour une PME. Cependant, il est important de considérer cet investissement comme un moyen d’améliorer l’efficacité et de réaliser des économies à long terme.
Formation du personnel
L’adoption d’un ERP nécessite une formation du personnel pour s’assurer que les utilisateurs adoptent correctement la solution et que tout le monde sait comment utiliser efficacement le système. Cela peut représenter un défi en termes de temps et de ressources, mais il est essentiel pour garantir une transition en douceur vers le nouvel ERP. En effet, le succès d’un projet va avant tout se déclarer sur la capacité des utilisateurs à comprendre et intégrer les subtilités de la solution qui leur a été installé.
Personnalisation
Les PME ont souvent des besoins spécifiques qui peuvent nécessiter une personnalisation de l’ERP. Cela peut ajouter des coûts et de la complexité à la mise en œuvre. Il est essentiel de trouver un équilibre entre la personnalisation nécessaire et le respect des meilleures pratiques de l’industrie. Les systèmes modernes proposent de déployer en standard les bonnes pratiques métier et de s’arrêter à celles-ci.
En effet, les développements sont longs, coûteux et difficiles à maintenir. C’est pourquoi il vous sera toujours conseillé de justifier clairement le ROI qu’on peut attendre d’un éventuel développement spécifique versus le contournement du standard ou un traitement manuel (quand cela est possible) de l’exception à traiter.
Résistance au changement
Les employés peuvent résister au changement, en particulier lorsqu’il s’agit de l’adoption d’un nouveau système. Il est important de mettre en place une communication efficace et des processus de gestion du changement pour minimiser cette résistance.
Choix d’un ERP pour une PME
Lorsqu’une PME envisage d’adopter un ERP, il est essentiel de choisir la bonne solution. Voici quelques points à prendre en compte lors de la sélection d’un ERP :
- Analyse des besoins : Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en termes de modules et de fonctionnalités.
- Budget : Définissez un budget réaliste pour l’achat, la mise en place et la formation.
- Intégration : Assurez-vous que l’ERP peut s’intégrer avec d’autres systèmes et logiciels déjà en place.
- Personnalisation : Évaluez la capacité de personnalisation de l’ERP pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Références : Consultez d’autres entreprises de taille similaire qui ont mis en place l’ERP pour des témoignages et des recommandations.
- L’écosystème : Presque jamais pris en compte lors du choix d’une solution ERP mais pourtant le point fondamental et indispensable pour ne pas se tromper de solution. En effet, le meilleur outil fonctionnel et technique pour lequel vous n’avez aucune compétence disponible sera parfaitement inutilisable dans la PME. Il est donc important de vérifier les consultants disponibles, les partenaires existants et la pérennité de l’éditeur.
- Assistance et support : Vérifiez la disponibilité d’une assistance technique et d’un support client de qualité.
Conclusion
Les ERP sont devenus un atout inestimable pour les entreprises de toutes tailles. Les PME ne devraient pas sous-estimer les avantages qu’un ERP peut apporter à leur efficacité opérationnelle, leur prise de décision, leur compétitivité et leur rentabilité. Bien que l’adoption d’un ERP puisse présenter des défis, ces défis peuvent être surmontés avec une planification minutieuse et une gestion efficace. En fin de compte, investir dans un ERP peut être un pas décisif vers la croissance et le succès durable d’une PME.
C’est autour de cette conviction que Hargos s’est construit. Donner accès aux PME à la meilleure solution ERP aujourd’hui proposée sur le marché. En effet, au-delà de la couverture fonctionnelle de l’outil qui n’est quasiment jamais prise en défaut, Hargos sait adapter sa démarche pour rendre le plus fluide possible la mise en place de SAP. De plus, la proposition Hargos, portée par l’éditeur, vous invite à entrer dans la « cour des grands ». En d’autres termes, Hargos vous propose d’accéder à un écosystème inégalé qui vous garantie un système d’information toujours opérationnel.