Votre entreprise a décidé de s’équiper d’un nouveau système d’information. Ainsi, après une première étape de sélection, un outil et un intégrateur ont été choisi pour vous accompagner sur ce projet. Et désormais, il va falloir se mobiliser pour installer ce nouvel outil. Mais que sous-entend réellement cette mobilisation ? Et comment s’organiser au mieux pour que ce projet ne désorganise pas totalement votre société qui doit continuer à assurer son business ?
Méthodologie de projet
Cet article n’a pas vocation à donner une recette miracle qui garantit 100% de réussite sur un projet d’intégration ERP. Toutefois, nos très nombreuses expériences de gestion de projet nous donnent un recul suffisant pour vous partager quelques bonnes pratiques à ne jamais perdre de vue.
La première étape d’un projet ERP va consister à former une équipe de projet.
Formation de l’équipe projet
Cette équipe va être constituée de-quelques consultants spécialistes de leur domaine chez l’intégrateur, de membres de votre entreprise, spécialiste de leur métier, d’un chef de projet côté client et d’un chef de projet côté intégrateur. Il sera également important à ce stade que le comité de pilotage, constitué des instances dirigeantes côté client, soit clairement identifié par l’ensemble des acteurs.
Maintenant que l’équipe projet est embarquée sur le projet, on va aborder un point qui nous semble primordial pour la réussite de votre projet : le partage d’information.
Le partage d’information
En effet, les premiers ateliers qui réunira l’ensemble des acteurs devra impérativement :
- Expliquer ce qu’est un ERP ?
- Détailler le périmètre du projet
- Partager les objectifs du projet
- Expliquer la méthodologie appliquée
- Attribuer et détailler le rôle de chacun des acteurs
- Partager le vocabulaire employé
Pourquoi expliquer les concepts de base d’un ERP ? Le projet s’articule autour d’un outil intégré qui va donc faire interagir toutes les fonctions de l’entreprise.
Si chacun comprend et visualise ces interactions, nous faciliterons alors la notion d’intégration de l’outil.
Il est important que chaque utilisateur clé du groupe de projet puisse sortir de son strict domaine de compétence, à savoir son métier ou son service, pour raisonner en transversalité sur toute l’organisation de l’entreprise.
En effet, il est important de comprendre qu’un mauvais choix entraînant une rupture de stock par exemple, aura des conséquences sur la gestion des stocks bien sûr, mais aussi sur la fabrication, sur les achats, sur le commerce et sur les finances.
Il faut également garder à l’esprit que notre projet est contraint budgétairement et dans le temps. Pour respecter ces enveloppes, un périmètre a été arrêté au moment de la contractualisation du projet.
Ce périmètre doit donner un détail des fonctions métier couvertes. Il faut que chacun des acteurs soit parfaitement informé de ce périmètre et se concentre sur celui-ci lors de la mise en œuvre. Bien entendu il va de soi que ce périmètre pourra évoluer en même temps que des besoins nouveaux apparaitront, mais cette évolution se fera au prix d’une renégociation commerciale.
Garder à l’esprit les objectifs du projet
Les acteurs du projet doivent également garder les objectifs du projet comme cible à atteindre tout au long de leurs ateliers. Ces objectifs ne doivent pas être différents entre le client, l’intégrateur et l’éventuel AMOA qui peut vous assister sur le projet. En effet, nous avons déjà vécu des projets où ces objectifs n’étaient pas clairs pour les acteurs et les conséquences ont été très chronophage.
Apprentissage de la méthodologie de projet
Enfin, le dernier point à ne pas négliger non plus est l’apprentissage de la méthodologie de mise en œuvre. Dans cette partie il faudra être très précis sur le rôle de chacun, sur l’organisation du projet et sur les tâches précises qui seront attribuées à chacun des intervenants.
En effet, le métier de key user (ou utilisateur clé) n’existe pas. Ainsi, chacun abordera le projet avec sa propre vision métier en n’ayant aucune idée précise de ce qu’il aura à faire et comment le faire.
De plus, chacun de nous a tendance à utiliser son propre vocabulaire métier. C’est pourquoi, nous proposons également de mettre en place dès le début du projet un glossaire des expressions, acronymes et autres éléments de langage qui seront propres au projet pour que chacun se comprenne.
En résumé, un projet ERP est avant tout porté par une bonne communication entre les différents acteurs qui composent l’équipe de mise en œuvre. Du chef de projet aux utilisateurs finaux, en passant par les instances de direction, les objectifs doivent être clairs et transparents pour tout le monde. Tout le monde doit avoir une vision éclairée de l’avancement du projet et des difficultés rencontrées.
Le Key User : un rôle clef
C’est pourquoi, chez Hargos, nous avons développé le manuel du Key user, qui propose un outil de suivi de projet spécifiquement dédié aux intervenants et qui servira de pense-bête tout du long de la mise en œuvre de la solution.
Ce manuel partage tous les fondamentaux à connaître pour réussir le projet et pour qu’à aucun moment le client ne se sente dépassé par les travaux qui lui sont demandés : que dois-je tester ? Comment tester ? Quel tableau de suivi je dois remplir et pourquoi ? Qui décide ? Que signifie telle ou telle expression employée par les consultants ? Etc…
Une fois ces informations partagées et comprises par l’équipe projet, il conviendra alors d’entrer dans le vif du sujet de la mise en œuvre de la solution. A ce stade, deux approches sont traditionnellement proposées : la méthode en V ou plus récemment (et à la mode en ce moment) la méthode agile.
Méthode en V
La méthode en V est plutôt réservée à de très gros projet d’envergure qui vont nécessiter beaucoup de travail de préparation.
Cette méthode consiste à découper le projet en 5 phases :
- conception générale,
- conception détaillée,
- réalisation,
- tests d’intégration et
- démarrage.
Cette approche est plutôt dans une logique d’adaptation du produit à l’organisation en place.
La méthode privilégiée par Hargos va à contresens de la méthode en V. En effet, nous faisons la promotion du respect du standard dans la solution en poussant l’organisation à s’adapter aux bonnes pratiques développées dans SAP.
Méthode Agile
Cette approche n’est pas totalement agile car l’agilité est plutôt réservée aux développements de programme spécifiques.
Néanmoins la philosophie de l’approche méthodologique de Hargos reste dans une logique approchante.
Ainsi, il sera important que chacun des acteurs identifie la raison d’être des process existants et qu’il imagine une nouvelle façon de travailler pour faire correspondre ces flux au mode de fonctionnement SAP.
Attention, tous les process ne seront pas à repenser et souvent on s’aperçoit que nos clients respectent de nombreuses bonnes pratiques. Auquel cas la mise en place de l’outil est facilitée. Cette démarche nous permet ainsi de nous concentrer uniquement sur les écarts, sur les données (cf article de blog sur ce sujet) et sur la stratégie de démarrage de la solution.
Conclusion
Enfin, en conclusion, j’espère que à la lecture de cet article vous avez compris qu’un projet SAP ne doit surtout pas être abordé comme un projet informatique mais bel et bien comme un projet de transformation de vos organisations.
De plus, SAP va permettre à votre entreprise d’élargir son champ des possibles avec une multitude de fonctions à disposition qui vous engagerons certainement sur des chemins que vous n’imaginez pas possible aujourd’hui :
- IA, deep learning, planning prédictif, logistique business network, field services, intégration du réseau de partenaires, etc.
Le fait que nous vous poussions à respecter le standard de l’outil facilitera d’autant plus la mise en œuvre de nouveaux services tout en simplifiant l’administration de vos systèmes.
En résumé, un projet ERP réussi est un projet de transformation de l’entreprise qui est compris par l’ensemble des intervenants sur le projet, qui est évolutif dans le temps et avec une solution maîtrisée. C’est ce à quoi nous croyons fermement chez Hargos et pour lequel nous nous battons tous les jours : Notre mission : rendre accessible SAP S/4 HANA aux PME