QM de SAP S/4 HANA intégrez la qualité dans vos process

Le module QM (Quality Management) est une composante de SAP S/4HANA qui permet d’intégrer la gestion de la qualité directement dans vos flux achats, production et expédition. L’objectif est simple : fiabiliser les contrôles, tracer les non-conformités, accélérer le traitement des écarts et sécuriser la conformité.

En pratique, QM devient utile dès que la qualité repose sur plusieurs outils et plusieurs versions de la vérité (fichiers, GED, QMS externe) et que les équipes perdent du temps à consolider les informations.

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Comprendre SAP S/4 HANA QM : définitions et principes de base

Pour rappel, à l’origine, SAP signifie « Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung » en allemand. Il est traduit par « Systems, Applications, and Products in Data Processing » en anglais, ce qui donne finalement en français : « Systèmes, Applications et Produits pour le traitement de données ».

SAP est donc un ERP (en anglais Enterprise Ressource Product) ou PGI (en français Progiciel de Gestion Intégré). C’est le logiciel de gestion d’entreprise le plus répandu sur le marché. Il est utilisé par de nombreuses entreprises du monde entier et ses différentes offres le rende adaptable à tous type de secteur d’activité. On peut le croiser dans les plus grosses multinationales comme dans de petites PME familiales.

D’ailleurs, nous vous conseillons cette vidéo sur l’explication simple d’un ERP.

Il est composé de domaines (aussi appelés modules) qui permettent de gérer chaque métier fonctionnel à l’intérieur d’une entreprise. On y retrouve la gestion des ventes, la gestion des stocks, les achats, la production, la finance, le contrôle de gestion… Tous ces modules pouvant être subdivisés en sous-modules pour répondre aux besoins de chaque entité. L’un des modules les plus importants et les plus utiles de SAP est le module QM pour Quality Management également connu sous le nom de module de gestion de la qualité en français.

Le module QM permet aux entreprises de gérer tous les aspects de la qualité. Il permet d’avoir la maîtrise sur les processus liés à l’assurance qualité depuis la gestion des défauts et des non-conformités jusqu’à la traçabilité. En intégrant le module QM dans leur système SAP, les entreprises peuvent grandement améliorer la qualité de leurs produits et services, réduire les coûts et améliorer l’efficacité de leurs opérations.

Dans cet article, nous allons explorer les avantages associés à l’implémentation du module QM dans SAP et voir dans quelle mesure il peut accompagner les entreprises dans l’amélioration de leurs processus.

Fonctionnalités principales de SAP QM

Le module QM couvre l’essentiel des besoins qualité depuis les contrôles à réception jusqu’au suivi des écarts et des actions correctives. Il permet notamment de structurer les contrôles, d’unifier la traçabilité et de formaliser le traitement des non-conformités au même endroit.

On retrouve généralement, selon vos flux et votre secteur, des fonctionnalités comme :

• contrôles à réception, en cours de production et avant expédition
• gestion des non-conformités internes, fournisseurs et réclamations clients
• édition de certificats de conformité et de résultats d’analyse
• suivi des dérives, tendances et pilotage via données consolidées

Si vous souhaitez, nous pouvons vous aider à traduire ces fonctionnalités en périmètre concret : quels contrôles, sur quels produits, à quel moment, avec quels critères et quelles responsabilités.
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Le module QM de SAP permet aux entreprises d’harmoniser leurs processus de gestion de la qualité. En effet, la gestion de la qualité au sein des entreprises est souvent hétérogène et répartie sur différents supports tels que des LIMS (Laboratory Information Management System) pour la gestion des résultats d’analyse, des QMS (Quality management System) indépendants ou des espaces de stockage de type GED pour les documents règlementaires et bien souvent les outils bureautiques Excel et Word.

Selon les évolutions des normes et des législations, il est souvent nécessaire d’entretenir la documentation et les données de base associée à la gestion de la qualité. La répartition de l’information sur des supports divers s’avère souvent être un frein au maintien de la qualité des données qualité. Le module QM, du fait de son périmètre de couverture fonctionnelle et son intégration dans SAP offre une vue panoramique, exhaustive et partagée de tous les processus de qualité de l’entreprise. Il permet entre autres de gérer :

• Les contrôles de matières premières à la réception
• Les contrôles en cours de production
• La traçabilité ascendante et descendante
• Le suivi des dérives des résultats de contrôles
• Les tests de produits finis avant expédition
• L’édition de certificats de conformité
• L’édition de certificats de résultats d’analyse
• La gestion des non-conformités en interne
• La gestion des non-conformités auprès des fournisseurs
• La gestion des réclamations clients
• La collecte de coûts liés aux non-conformités
• Les études de stabilités

Le module QM permet aux entreprises de suivre facilement toutes les activités liées à la qualité et bien plus encore. Il est construit de telle sorte qu’il permet d’envisager de travailler en interconnexion avec des outils externes. En effet, l’interface QM-IDI (« Inspection Data Interface in Quality Management ») est une interface ouverte conçue pour l’échange de données de gestion du contrôle entre la composante QM et des systèmes externes.

Dans ce cas les spécifications de contrôle définies dans la composante QM sont transférées au système externe. Le système externe effectue le ou les contrôles de manière indépendante et retransfère ensuite les résultats au module QM dans SAP. Cette architecture permet de faire interagir aisément des logiciels externes et spécifiquement un LIMS.

L’intégration des outils externes dans l’infrastructure SAP existante assure, de ce fait, une continuité de l’information issue des systèmes externes. Cela permet aux entreprises de posséder un outil central et intégré qui permet d’identifier rapidement les problèmes de qualité afin de prendre des mesures pour les résoudre avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs, sans pour autant modifier totalement le périmètre applicatif déjà existant.

Personnalisation de la gestion de la qualité avec SAP QM

Le large spectre des fonctionnalités proposées par le module QM n’est pas obligatoirement et nécessairement utilisé. Celui-ci reste parfaitement souple, adaptable et évolutif en fonction des besoins de l’entreprise. Les solutions d’intégration mises en place s’appuient sur les besoins spécifiques de chaque entreprise en n’activant que les fonctionnalités nécessaires pour couvrir le périmètre défini. La souplesse de la solution QM de SAP permet aussi d’envisager sereinement l’implémentation d’une solution de façon itérative selon les priorités et leur planification dans le temps.

Configuration SAP QM : par où commencer

La configuration de SAP QM dépend fortement de vos process qualité et de votre façon de produire. L’enjeu consiste à paramétrer QM pour qu’il s’aligne sur votre réalité terrain plutôt que de créer une usine à gaz.

En général, un démarrage propre passe par :

• les données de base (produits, caractéristiques de contrôle, plans d’inspection)
• les règles d’échantillonnage et les ajustements possibles selon les résultats
• la structuration des codes et causes pour qualifier les non-conformités
• la gestion des notifications qualité et des flux de traitement associés

Nous recommandons souvent une approche pragmatique : cadrer 1 ou 2 flux qualité prioritaires, stabiliser le modèle de données, valider l’usage avec les équipes, puis étendre.
→ Prendre RDV si vous souhaitez cadrer un premier périmètre.

Budget SAP QM : ordre de grandeur et facteurs de variation

Le budget d’un projet SAP QM dépend du périmètre, car QM est un module intégré aux autres fonctions SAP. Concrètement, les charges se répartissent sur plusieurs chantiers (données de base, intégration, processus, tests) plutôt que sur une ligne “QM” unique.

SAP Quality Management couvre plusieurs niveaux, de la notation fournisseurs (le plus simple) jusqu’à l’échantillonnage et la planification d’ordres de qualité qui demandent davantage de données techniques et de paramétrage.

Ordre de grandeur (hors licences) :

• Pour mettre en place la notation fournisseurs, comptez au minimum une quinzaine de jours de prestation, principalement sur les données de base et l’intégration.
• Cela correspond à un budget minimal inférieur à 15 000 € (hors licences), variable selon le contexte et le mode d’intervention.
• Les licences SAP nécessaires sont souvent déjà détenues par le client, à confirmer selon votre contrat SAP et votre périmètre.

Cet ordre de grandeur concerne un démarrage “simple”. Dès que vous visez des contrôles plus avancés (échantillonnage, ordres qualité, intégrations spécifiques), le budget se construit à partir de vos flux prioritaires et de votre niveau de données techniques qualité.

Impact financier : réduction des coûts avec SAP QM

En installant le module QM de SAP, les entreprises peuvent réduire les coûts associés à la gestion de la qualité. En effet le module QM permet aux entreprises de détecter les problèmes de qualité plus tôt dans le processus de production, ce qui peut réduire les coûts de correction, de réparation et de remplacement.

Le module QM permet également aux entreprises de suivre les coûts de la qualité. On entend par coût de la qualité, tous les coûts associés aux contrôles, aux tests et aux réparations, que ce soit de la main d’œuvre, de l’utilisation machine ou des achats supplémentaires induits.

En surveillant ces coûts, les entreprises peuvent identifier les domaines où des améliorations peuvent être apportées (par les fournisseurs par exemple) et réduire les coûts associés à la qualité. De la même manière l’analyse des coûts intrinsèques de correction, réparation ou remplacement imputables à des produits ou services met en évidence les impacts budgétaires inhérents au problème de « non-qualité ». Ces coûts peuvent être suivis et analysés grâce au module QM.

Conformité réglementaire facilitée par SAP QM

Le module QM de SAP peut aider les entreprises à se conformer aux réglementations de l’industrie de façon plus réactive. Il permet aux entreprises de suivre les règlements de l’industrie et de garantir que tous les processus de qualité sont conformes aux normes en vigueur.

Il peut également aider les entreprises à se conformer aux réglementations gouvernementales en matière de qualité, telles que les normes ISO. En surveillant les processus de qualité, les entreprises peuvent garantir que tous les produits et services sont conformes aux normes de qualité auxquelles elles sont régies.

Amélioration de la satisfaction client grâce à SAP QM

Le module QM de SAP aide les entreprises à améliorer la satisfaction des clients. En effet, en améliorant la qualité des produits et services, les entreprises peuvent garantir une plus grande satisfaction de leurs clients en termes d’expérience et de partenariat avec l’entreprise.

Le module QM permet en outre aux entreprises de suivre les réclamations des clients et de prendre des mesures correctives pour résoudre les problèmes de qualité. En résolvant rapidement les problèmes de qualité, les entreprises peuvent garantir que leurs clients seront plus satisfaits de leur expérience et augmenter la fidélisation de ceux-ci. L’interaction avec les clients sur la gestion des normes s’en trouve aussi facilitée.

Optimisation des processus internes avec SAP QM

En installant le module QM de SAP, les entreprises peuvent améliorer l’efficacité de leurs processus de gestion de la qualité en interne. Le module QM permet aux entreprises de suivre les processus de qualité et de les optimiser pour améliorer l’efficacité.

Le module QM permet également aux entreprises d’automatiser certaines tâches liées à la qualité, telles que la collecte de données et la création de rapports. Cela peut aider les entreprises à gagner du temps et à réduire les erreurs liées à la saisie manuelle de données.

Prise de décision éclairée par les données avec SAP QM

Le module QM aide les entreprises à prendre des décisions plus éclairées en matière de qualité. Il fournit des données en temps réel sur les processus de qualité, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions basées sur des faits plutôt que sur des suppositions.

En utilisant le module QM, les entreprises peuvent également étudier les tendances des résultats d’analyse en matière de qualité et identifier les problèmes récurrents. Cela permet aux entreprises de prendre des mesures pour résoudre ces écarts potentiels de manière proactive, plutôt que d’attendre qu’ils deviennent de réels problèmes.

Gestion avancée des risques et garantie de la traçabilité

En installant le module QM de SAP, les entreprises peuvent mieux gérer les risques liés à la qualité. Le module QM fournit des fonctionnalités avancées pour la gestion des risques, telles que la définition de seuils d’alerte (avant même d’atteindre le seuil critique réel) pour les mesures des contrôles qualité. Cela permet aux entreprises de prendre des mesures préventives pour éviter les problèmes de qualité avant qu’ils ne se produisent.

Le module QM de SAP permet aux entreprises de garantir la traçabilité des produits et des processus tout au long de la chaîne d’approvisionnement, de production et de distribution. Les fonctions de traçabilité permettent, sur la base d’informations ciblées, d’identifier tous les produits (Articles, Quantité, numéro de lot, numéro de série) qui ont participé à la fabrication du produit (c’est ce que l’on appelle la traçabilité amont ou la traçabilité ascendante) ainsi que tous les fabrications et livraisons issues de ce produit ciblé (la traçabilité aval ou descendante).

Les fonctionnalités de traçabilité permettent une grande réactivité et une information fine et précise en cas de besoin d’identification des produits concernés lors d’un processus complet depuis la réception des matières premières jusqu’à la livraison des produits finis.

Études de stabilité et collaboration Interfonctionnelle

Une étude de stabilité documente une demande d’examen et de tests d’une substance ou d’un produit sur une période donnée, afin d’examiner les effets de différentes conditions de stockage (généralement la température et l’hygrométrie) sur les caractéristiques de cette substance ou de ce produit. Une étude de stabilité est généralement menée sur une période prolongée afin de déterminer les effets à long terme de ces conditions. La solution QM de SAP propose nativement la gestion de telles études et les intègre aux données de base associées au produit étudié.

Le module QM de SAP autorise les différentes fonctions de l’entreprise à collaborer plus efficacement. Il fournit des fonctionnalités avancées pour la gestion des tâches et des flux de travail, intégrées dans des workflows ce qui permet aux différents départements de travailler ensemble de manière transparente et réactive pour traiter les sujets rencontrés au sein de l’entreprise.

Ces fonctionnalités, basées sur les avis (Notifications en anglais) ne se limitent pas aux services qualités des entreprises. Ils sont un vecteur efficace du traitement des problématiques impliquant l’intervention de plusieurs personnes et de la traçabilité des tâches associées.

FAQ SAP QM : questions fréquentes avant de se lancer

Hargos met en place votre module SAP QM

En installant le module QM de SAP, les entreprises peuvent véritablement améliorer leur gestion de la qualité et atteindre des standards de qualité plus élevés tout en réduisant les coûts associés à la gestion des problématiques rencontrées.

Il permet aux entreprises de simplifier leur processus de gestion de la qualité, de réduire les coûts, d’améliorer la conformité réglementaire, la satisfaction des clients, l’efficacité des processus et de prendre des décisions plus pertinentes et plus rapidement.

Le module QM facilite l’optimisation pour les entreprises de leur productivité et leur rentabilité tout en offrant des produits et des services de qualité supérieure à leurs clients. Bien sûr, chaque entreprise est unique et va avoir des besoins différents en matière de gestion de la qualité.

Il est donc important de mener une évaluation approfondie des besoins avant de décider d’installer le module QM de SAP. Hargos, au travers des compétences de ces consultants QM seniors, est un partenaire idéal pour vous accompagner dans les différentes étapes vous permettant d’implémenter votre solution QM.